Conceptos Básicos de la Administración

1. Definición de Administración

Es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social.

2. Características de la Administración

• Universalidad: Es un fenómeno que se da donde quiera que existe un organismo social.
• Especificidad: Este fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña (aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos).
• Unidad temporal: Existen distintas etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, se están dando en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.
• Unidad jerárquica: En una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general hasta el último mayordomo.

3. Importancia de la Administración

• La administración se da donde quiera que existe un organismo social.
• El éxito de un organismo social depende, directamente e inmediatamente, de su buena administración.
• Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad no podrán actuar si no fuese a base de una buena administración sumamente técnica.

4. Administración Pública y Privada

Administración Pública

La administración pública es una rama especial de la ciencia de la administración y, como tal, se halla formada por una serie de principios, pero también es un sector integrante de la actividad gubernamental, por lo que se encuentra sometida a las exigencias de la política. Fernando Fernández, en su libro “Dirección y Organización de Empresas, pública y privada”, define: “La administración pública es un sistema que tiene por objeto dirigir y coordinar la actividad del Estado hacia los objetivos que se ha propuesto para beneficio del país”.

Administración Privada

La administración privada es una rama especial de la ciencia de la administración y actualmente constituye el eje del sistema de vida del mundo occidental, amparada en el derecho de propiedad incluida en la mayoría de las cartas constitucionales de las naciones. Fernando Fernández define que “La administración o empresa privada es el sistema que tiene por fin dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos con otros sistemas mayores, hacia objetivos comunes que creen riquezas, asegurando la satisfacción de las necesidades humanas y la obtención de beneficios para la empresa e indirectamente para toda la comunidad”. Es decir, que el fin esencial de la empresa privada es lograr un beneficio para asegurar su permanencia y su crecimiento.

5. Elementos de la Administración

• Planeación
• Organización
• Ejecución
• Control

6. Proceso Administrativo

Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que forman la función de administración e involucra diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

7. Padre de la Administración Técnica

Frederick Winslow Taylor

8. Concepto del Administrador y sus Funciones

Es aquella persona dentro de la empresa que soluciona problemas, mide recursos, planea su aplicación, desarrolla estrategias y efectúa diagnósticos de situaciones.

Planeación: Estrategias y Principios

9. Definición de Planeación

Es identificar los objetivos que se van a alcanzar en un tiempo determinado para lograr un fin específico; luego de esto, lo siguiente es cómo alcanzarlos.

10. Principios de la Planeación

Los principios en la planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos que la forman. Un principio es una proposición que se formula para que sirva de guía a la acción. Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicación tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales.

• Principio de la Universalidad: La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto, etc., de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.
• Principio de Racionalidad: Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos.
• Principio de la Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas. Cuando carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos serán necesariamente ineficaces, parcial o totalmente. Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuando mejor fijemos los planes, será menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras.
• Principio de la Flexibilidad: Dentro de la precisión -establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión. Este principio podrá parecer a primera vista contradictorio con el anterior, pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido; lo que no puede cambiarse de ningún modo. Flexible es lo que tiene una dirección básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial. Así, una espada de acero es flexible, porque doblándose sin romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona. Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir: ya sea fijando máximos y mínimos como una tendencia central entre ellos, como lo más normal; ya proveyendo de antemano caminos de substitución para las circunstancias especiales que se presenten; ya estableciendo sistemas para su rápida revisión.
• Principio de la Unidad: Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general. Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada función, habrá contradicción, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos: producción, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables. De ahí surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formación. Si el plan es principio de orden, requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse jerárquicamente, hasta formar finalmente uno sólo.
• Principio de Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.
• Principio de Compromiso: La planeación debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisión. Este principio indica que la planeación a largo plazo es la más conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y políticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos.
• Principio de Factor Limitante: En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de acción o diversas alternativas para llegar a un fin.
• Principio de Inherencia: La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la administración. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.

Procedimientos, Programas y Presupuestos

11. Definición de Procedimientos

El procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo.

12. Programas y Presupuestos

Programas: Instrumento rector derivado de la planificación institucional, destinado al cumplimiento de las funciones de una organización, por el cual se establece el orden de actuación, así como los objetivos o metas, cuantificables o no (en términos de un resultado final), que se cumplirán a través de la integración de un conjunto de esfuerzos y para lo cual se requiere combinar recursos humanos, tecnológicos, materiales y financieros; especifica tiempos y espacio en los que se va a desarrollar y atribuye responsabilidad a una o varias unidades ejecutoras debidamente coordinadas.

Presupuesto: Un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. Esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aún cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados).

13. Técnicas de Planeación

• Demografía cuantitativa
• Sistema de indicadores sociales
• Contabilidad económica nacional
• Modelos

14. Diagramas de Proceso

Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, además, toda la información que se considera necesaria para el análisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido. Con fines analíticos y como ayuda para descubrir y eliminar ineficiencias, es conveniente clasificar las acciones que tienen lugar durante un proceso dado en cinco clasificaciones: operaciones, transportes, inspecciones, retrasos o demoras y almacenajes.

Organización: Estructura y Principios

15. Concepto de Organización

Se trata de determinar qué recursos y qué actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe diseñar la forma de combinarlos en grupos operativos, es decir, crear la estructura departamental de la empresa.

16. Importancia de la Organización

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

• Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
• Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

17. Principios de la Organización

• División del trabajo: Es el principio de la especialización necesario para la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la designación de tareas específicas a cada una de las partes de la organización.
• Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.
• Unidad de Mando: Una persona debe recibir órdenes de sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única.
• Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.
• Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización.
• Jerarquía o Cadena Escalar: Debe haber una línea de autoridad, del escalón más alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde debe ser ejecutada: es la cadena escalar o principio escalar.

18. Reglas sobre la División de Funciones

Existen innumerables reglas para realizar esta división de funciones; puede decirse que cada autor adopta sus reglas particulares. Estas reglas quizá son las más prácticas para conseguir la división de las funciones y de la departamentalización.

1. Teniendo en cuenta los objetivos y planes que se pretenden realizar, debe hacerse, ante todo, una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se consideren, deben establecerse en el primer nivel jerárquico.
2. Deben definirse en forma sencilla, o precisarse al menos, cada una de las funciones listadas. De ello podrá resultar:
   • Que se encuentren dos o más idénticas; en este caso, se eliminarán algunas de ellas, dejando sólo el título que se considere más oportuno.
   • Que se encuentren algunas superposiciones parciales: en ese caso, o bien se combinan dos funciones en una (investigación de mercados y ventas), o bien se hacen tres funciones distintas de dos de las listadas (relaciones humanas y relaciones públicas, podrían separarse en relaciones laborales, relaciones industriales y relaciones públicas).
   Al terminar este paso, deben quedar aquellas funciones que deban existir y que, hasta donde sea posible, sean completamente distintas o irreductibles, sin tomar en cuenta a las personas concretas que podrían ocuparlas.
3. Para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idéntica manera, hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerárquico dentro de cada departamento.
4. Se repite en forma idéntica esta operación, hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desean analizar.
5. Cuando se tiene una división funcional teórica, se reúnen las funciones obtenidas en unidades concretas de organización, atendiendo al número, calidad, preparación, experiencia, etc., de las personas de que podemos disponer.
6. La forma de consignar esta departamentalización concreta suele ser doble:
   • (a) Unos autores aconsejan que se haga una carta de organización señalando a cada persona los diversos títulos que le correspondan por las distintas funciones que asume. Jefe de venta, compra y publicidad, Contador y Jefe de Personal.
   • (b) Otros autores aconsejan que se conserve la carta de organización estructurada con las funciones que deben existir, separándolas en los cuadros y niveles que les correspondan, cuidando tan sólo en cada cuadro, debajo del nombre de la función, el de la persona que se encargue de ella, aunque dicho nombre aparezca repetido en dos o tres cuadros, e inclusive en dos o más niveles.

Puede decirse que en toda empresa las funciones básicas son tres: Producción, Ventas y Finanzas: de hecho, en unas empresas industriales, las unidades de producción se ven más claramente, mientras que en una empresa comercial las ventas tendrán mayor amplitud o importancia, y en una institución bancaria las financieras o de control podrán ser las más claramente especificadas.

19. Organización Lineal o Militar

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. Se le conoce como organización lineal o militar porque se utiliza en instituciones militares, siendo aconsejable también su aplicación en pequeñas empresas.

20. Ventajas y Desventajas de la Organización Lineal

21. Organigramas: Definición y Utilidad

Es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización.

22. Clases de Organigramas

Los organigramas pueden ser:

• Verticales
• Horizontales
• Circulares
• Escalares

Vertical: En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente. Algunos autores acostumbran poner al margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas.

Horizontal: Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.

Circular: Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo alrededor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización.

Escalar: Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.

23. Niveles Jerárquicos

Es cuando algo se encuentra estructurado y sigue un orden de mayor a menor o de menor a mayor.

24. Crecimiento Vertical y Horizontal

El Análisis Vertical lo que te permite es analizar la participación o peso que cada cuenta de los estados financieros dentro del total… por ejemplo, cuánto del Activo representa el Efectivo o cuánto representan los Gastos Financieros con respecto a las Ventas, esos son algunos tipos de análisis que puedes hacer. En el vertical debes recordar que trabajas en un mismo año y determina la composición de las cuentas de los estados financieros.

Por su parte, el Análisis Horizontal lo que te hace son comparaciones de una misma cuenta pero a través del tiempo. La idea de este análisis es ver el comportamiento en distintos períodos de una cuenta, o sea, si muestra tendencia creciente, si desciende, es fluctuante y analizar el porqué de su comportamiento es importante, más aún si se trata en bajas en ventas o aumentos en costos. Eso sí, debes tener en cuenta que generalmente este análisis es de carácter nominal, o sea, a precios de cada año. Según el tipo de análisis que quieras hacer, podrías deflactar los datos para observar si en términos reales las cuentas aumentan o si simplemente es la inflación la que explica los crecimientos o decrecimientos.

25. Centralización y Descentralización

La descentralización consiste en el traspaso del poder y toma de decisión hacia núcleos periféricos de una organización. Supone transferir el poder de un gobierno central hacia autoridades que no le están jerárquicamente subordinadas.

Dirección: Liderazgo y Comunicación

26. Definición de Dirección

Es la acción o influencia interpersonal para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados.

27. Importancia de la Dirección

• Poner en marcha todos los lineamientos durante la planeación y la organización.
• A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros.
• Se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos.

28. Fases o Etapas de la Dirección

• Comunicación
• Motivación
• Liderazgo
• Toma de decisiones

29. Principios de la Dirección

• De la armonía del objetivo o coordinación de interés.
• Impersonalidad de mando.
• De la supervisión directa.
• De la vía jerárquica.
• De la resolución del conflicto.
• Aprovechamiento del conflicto.

30. Comunicación y sus Elementos

Es el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social. La comunicación formal está prevista y regulada en las cartas y manuales de organización. La comunicación informal constituye un conjunto de interrelaciones espontáneas basadas en preferencias, simpatías y rechazos de los empleados, sin importar el puesto que ocupen.