El Almacenaje: Función Clave y Objetivos

El almacenaje es una función clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de generar un valor añadido al producto, no solo minimizar costes. Es el procedimiento sistemático por el que se aplican los recursos humanos y materiales necesarios para lograr el funcionamiento eficiente de los almacenes de la empresa. Una buena gestión de almacén mantiene los stocks protegidos de deterioros, robos o incendios, y permite agilizar la distribución física de los stocks. La norma ISO 9000 contempla todo el proceso de almacenaje, desde la entrada hasta la salida del stock.

Objetivos Principales del Almacenaje

• Almacenar productos para adecuar la demanda interna a la demanda externa: Se debe reducir los tiempos de los procesos, mejorar la calidad de los productos y disponer de las instalaciones adecuadas.
• Garantizar un suministro continuo de los productos y materiales: Se debe permitir una recepción cómoda y rápida, posibilitar una fácil entrada y salida de los productos, y facilitar entregas rápidas.
• Optimizar la aplicación de los recursos financieros: Reducir los costes, minimizar las operaciones de manipulación y los movimientos de mercancías, y disminuir las tareas administrativas de los procesos de gestión de stock.

Cuellos de Botella en el Almacenaje

Los cuellos de botella son actividades técnicas y humanas que disminuyen la productividad al ralentizar los procesos, incrementar los tiempos de espera, etc., lo que supone un aumento de costes.

Definición y Características del Almacén

Un almacén es el local donde se guarda, ordenadamente y bajo criterios de rentabilidad, el stock de la mercancía cuyo destino es la venta o la incorporación al proceso productivo. Sus características principales son:

• Es un local que puede adoptar cualquier forma física.
• La mercancía se guarda de forma ordenada.
• Su establecimiento y funcionamiento se diseñan bajo criterios de rentabilidad.
• El destino de la mercancía guardada es económico, comercial o de producción.
• La conservación de la mercancía requiere tareas de almacenaje y de administración.

Tipos de Almacenes

Según su Función Logística

• Plataformas logísticas: Almacenes donde se centraliza gran cantidad de mercancía de todo tipo para ser distribuida a sus puntos de destino. Su finalidad es ahorrar costes en distribución, aprovisionamiento y almacenaje.
• Almacenes de tránsito o de consolidación: En ellos se agrupan pequeños volúmenes de mercancía, reduciendo los costes de producción.
• Almacenes locales o regionales: En ellos se guarda la mercancía que se distribuirá en destinos de la misma zona geográfica, permitiendo reducir los costes de producción.

Según su Relación con la Producción

• De materias primas.
• De materiales auxiliares.
• De productos semielaborados.
• De productos terminados o de planta.
• De subproductos (en superficies de terreno sin edificar).
• De información.

Según su Régimen de Propiedad

• Almacenes propios: Requieren una fuerte inversión, pero proporcionan el control completo sobre la gestión.
• En copropiedad: Pertenecen a una asociación de varias empresas.
• En leasing: Almacenes alquilados con opción de compra.
• Alquilados.

Según la Manipulación de Mercancías

• Almacenes tradicionales (manuales): Donde no hay automatización.
• Almacenes inteligentes: Todas las operaciones del almacén están automatizadas gracias a la tecnología y controladas por un ordenador central.

Tecnología en Sistemas de Almacenaje Inteligentes

• Radiofrecuencia (RFID): Permite gestionar en tiempo real los flujos de información asociados a los movimientos de mercancía (códigos de barra).
• Ordenadores de a bordo en las carretillas.
• Sistemas de identificación por visión con cámaras digitales.
• Sistemas de preparación de pedidos mediante la tecnología “Put to Light”.
• Sistema de tracking: Aplicación web vinculada con un dispositivo para el transportista que se actualiza en el momento que el pedido cambia de estado.
• Sistemas de monitorización: Permiten la vigilancia y control remotos del almacén a través de un ordenador central.

Organización del Almacén

Localización

Los criterios que deben tenerse en cuenta son los costes de transporte, del suelo y los efectos legales o ambientales. Se bareman los factores de cada ubicación y se puntúan. Se multiplican sus puntos por los valores obtenidos y se elige la localización con la puntuación más alta.

Diseño en Planta (Layout)

Debe cumplir con:

• Aprovechamiento óptimo del espacio.
• Optimización de los movimientos de mercancía.
• Flexibilidad ante posibles modificaciones.
• Cumplimiento de la seguridad laboral.

Zonificación

Un almacén debe tener, al menos, las siguientes zonas:

• Recepción (entrada de mercancías).
• Almacenaje.
• Expedición (salida de mercancías).
• Servicios administrativos y del personal.
• Devoluciones.
• Mantenimiento.
• Envases vacíos.

Distribución del Espacio

• En línea recta: La entrada y la salida están enfrentadas a ambos lados del edificio.
• En herradura: La salida y la entrada están en el mismo lado del edificio.

Sistemas de Almacenaje

Son los recursos materiales que se utilizan para llevar a cabo las operaciones de almacenaje de mercancías. Se clasifican en:

• Estáticos: No se pueden mover por sí mismos (bandejas y cajas, palés y soportes de carga, contenedores y estanterías).
• Dinámicos: Se pueden mover por sí mismos (carretillas elevadoras, armarios rotativos, carruseles, transelevadores, dispositivos de carga general).
• Auxiliares: Máquinas que se usan para automatizar tareas auxiliares (clasificadoras, embaladoras y etiquetadoras).

Elección del Sistema de Almacenaje

Depende de varios factores, entre los que destacan:

• El espacio disponible.
• La naturaleza de la mercancía.
• Los niveles de stock.
• El tipo de embalaje.
• La velocidad de atención requerida.

Se debe tener en cuenta la previsión de la demanda, el volumen de stocks necesario para cubrirla y la rotación de estos stocks. Si la mercancía se coloca de forma ordenada, se necesitan medios estáticos y alguno auxiliar, ya que el stock será muy fácil de manipular y controlar. Si la mercancía va desordenada, será mejor usar medios dinámicos y sistemas informáticos que ayuden al recuento y control.

Proceso de Gestión de Almacenaje de Stock

Entrada de Mercancías

Incluye todas las áreas que se deben realizar desde que el transporte llega con la mercancía a la puerta del almacén hasta que dicha mercancía queda depositada en él. Las tareas más importantes son:

• Recepción: Proceso de planificar la entrada de la mercancía.
• Registro de la mercancía: Es necesario comprobar las características físicas de la mercancía recibida. Se puede extraer una muestra para el control de calidad. Como consecuencia, se genera un registro de entrada, donde quedará reflejada la mercancía entrante y la rechazada, así como todas las posibles incidencias.
• Descarga: Se separan e identifican los productos recibidos y se usa un sistema de codificación que ayudará al control y localización en todo momento de las mercancías dentro del almacén.

Almacenamiento

• Ubicación: La mercancía se ubica de forma organizada en el interior del almacén, con el fin de poder localizarla y tratarla eficazmente. Los productos de mayor rotación se colocan cerca de la salida para reducir los desplazamientos, o pasan directamente a la zona de picking en caso de que haya que reponer un artículo. La ubicación directa se da cuando no es necesario comprobar la recepción y se pasa directamente a ubicarse en la zona de stock.
• Conservación: Se debe asegurar el mantenimiento de sus características íntegras.

Salida de Mercancías

Comienza con la preparación de los pedidos recibidos en el departamento de ventas y finaliza con la carga de la mercancía en el medio de transporte elegido para la operación.

• Preparación de pedidos mediante embalaje: Para proteger la mercancía individual se utiliza el envase, y para agruparla, embalajes. Su función es proteger la mercancía, formar el mínimo número de bultos posible, lograr un tamaño adecuado de los bultos, obtener el máximo volumen de mercancía en el mínimo de espacio y rellenar los espacios vacíos de los bultos con material de protección. Es preciso precintar los paquetes.
• Preparación de pedidos mediante pesado: Deben pesarse y determinar su volumen.
• Etiquetado: Los paquetes no pueden salir sin ser identificados, lo que aporta información sobre el destinatario de cada uno de los bultos e identifica el producto, añadiendo las consideraciones oportunas.
• Expedición de la mercancía: A través del albarán de salida, el cliente dará su conformidad, que se plasma en un registro de salida donde quedará reflejada la mercancía saliente y la rechazada.
• Embarque: Es la salida física de la mercancía del almacén y su carga en el medio de transporte elegido al efecto.

Fichas de Almacén

Son la herramienta que usan las empresas para conocer el movimiento de entradas y salidas de existencias, con la especificación de su valor y la fecha en que se produce. La valoración de las entradas de existencia se hará al precio de adquisición o coste de producción. La valoración de la salida se hace individualizada porque el coste de los bienes es perfectamente identificable.

Devoluciones y Mermas

• Devolución de ventas: Solo se anotará si las existencias devueltas son aptas para una nueva venta y su valor es el mismo que al que se le dio salida.
• Devolución de compra: Se anotará como salida al mismo precio que se valoró como entrada.
• Merma: Se valorará como salida al precio de coste de la entrada correspondiente. Si la empresa tiene mercancías o materias primas, deberán ser valoradas al precio de adquisición.