Concepto de Organización
La organización es la combinación de los medios técnicos, humanos y financieros que componen la empresa. Para la consecución de un fin, es necesario estructurar la organización adecuándola a unos objetivos. La Teoría de la Organización integra diversos enfoques:
- Enfoque económico: Técnico, político, etc.
- Enfoque administrativo: Gestión.
- Enfoque sociológico: Cultura.
- Enfoque Psicológico: Personas.
Niveles y Principios de la Organización
Niveles de la Organización
La organización se compone de diferentes elementos que toman la forma de una pirámide en su estructura jerárquica.
Principios de Organización
Destacamos los siguientes:
- Definición de objetivos de la empresa.
- Unidad de mando: Cada subordinado debe tener un solo superior y conocer de quién depende, y el superior debe conocer a sus subordinados.
- Unidad de dirección
- Autoridad y responsabilidad: A mayor poder, mayor responsabilidad.
- Extensión del control: Fijar el ámbito de autoridad.
- Homogeneidad de tareas.
- Graduación o jerarquía de la autoridad: Debe estar claramente establecido quiénes tienen la facultad de ordenar la realización de las distintas tareas.
- Equilibrio en la organización.
Niveles y Relaciones en la Organización
Pueden clasificarse, según su vinculación a los flujos de trabajo:
- Lineales o de Jerarquía: Se desarrollan los procesos de acción o los flujos de trabajo y se configuran los diferentes niveles jerárquicos.
- Funcionales o de “Staff”: Funciones entre los especialistas y la jerarquía. No tienen autoridad directa, pero sí son responsables de una función concreta.
- Los “Staff”: Internos o externos, según su relación con la empresa.
El Organigrama
El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa. Todo organigrama debe ser flexible y adaptable, para que se pueda incluir un nuevo puesto o servicio. Deben ser claros y precisos. Es como una red de comunicación a través de la cual estas comunicaciones pueden discurrir en dos sentidos:
- Horizontal: Del mismo nivel de la estructura jerárquica.
- Vertical: Rangos diferentes de información: ascendente (informativo) o descendente (de mando).
Departamentalización
La departamentalización es la agrupación de puestos de trabajo homogéneos con el fin de coordinar, supervisar y controlar las actividades y funciones para conseguir los objetivos marcados, directamente relacionada con el tamaño de la empresa. Suele tener las siguientes áreas o funciones:
- Función de dirección: Planificación, organización, coordinación.
- Función de administración: Gestión de almacenes, de nóminas, contabilidad.
- Función financiera: Financiación, inversiones, etc.
- Función de producción: Planificación, aprovisionamiento. Suelen tener un staff de I+D.
- Función comercial: Equipo de ventas.
- Función de marketing: Diseño de estrategias de marketing.
- Función de personal o de recursos humanos: Planificación de personal y formación, contratación.
- Función de I+D: Funciones de investigación y desarrollo de nuevas técnicas.
Organización Informal y Liderazgo
Con el paso del tiempo, las organizaciones van desarrollando sus propias relaciones informales. Se crean normas y distintos roles sociales, asumen ciertos “status” y se crean canales de comunicación informal. Tienen más poder que la autoridad del directivo. Este ha de saber las normas que tiene el grupo, la personalidad de los miembros. Se producen relaciones también distintas de las que se habían previsto. Se forman canales de comunicación informales por los que circula, a veces, más información que a través de la comunicación formal. Es muy importante conocer este tipo de organización y las normas del grupo, los roles de sus miembros, sus personalidades, los canales de comunicación y los líderes informales.
Tipos de Organigramas
- Estructura lineal o jerárquica: Basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados. Es el tipo de estructura más sencillo y antiguo que existe. Las empresas que poseen esta estructura suelen ser rígidas y carecen de la flexibilidad que es necesaria para adaptarse a los cambios. Funcionan bien en pequeños negocios.
- Estructura en línea y staff: Se combinan las relaciones de autoridad directa, con relaciones de consulta y asesoramiento denominados staffs. Los departamentos que se encuentran en línea se ocupan de las decisiones que afectan a las operaciones de la organización. Los staffs realizan una labor de asesoramiento y apoyo técnico.
- Estructura en comité: La autoridad y la responsabilidad son compartidas por un grupo de personas para tomar una decisión y llegar a la elección final. Se utiliza para la toma de algunas decisiones en concreto. Por ejemplo, en el estudio del desarrollo de un nuevo producto, creando un comité con directivos de diversas áreas (producción, marketing y finanzas).
- Estructura matricial: Parte de un nuevo enfoque, intenta ajustar sus estructuras a las necesidades que imponen los cambios del entorno, especialmente en las áreas de investigación y desarrollo y de nuevos productos. En ella, los especialistas de diferentes partes de la organización se unen para trabajar en proyectos específicos. Se utiliza conjuntamente con la estructura de línea y staff. Se desarrolla en torno a proyectos específicos, se reúnen personas expertas para centrarse en problemas importantes, utilizada por la NASA en las misiones Mercurio y Apolo.