Documentación Jurídica de la Empresa

Se exige que la mayoría de los documentos generados por las empresas sean de carácter público y deben ser autorizados por distintos fedatarios públicos.

A. Documentos Públicos y Privados

Documentos públicos: Son los autorizados por un notario o empleado público competente.

Documentos privados: Aquellos que no han sido autorizados por un notario o empleado público.

Se diferencian: Por su fuerza probatoria por la intervención de los fedatarios públicos que identifican a todos los intervinientes y garantizan que se cumplan todas las formalidades legales.

B. Fedatarios Públicos

Son las personas habilitadas legalmente para dar fe y autentificar hechos, actos o negocios jurídicos. Los cuales son los notarios, secretarios judiciales, registradores de la propiedad y mercantiles y los funcionarios públicos.

Notarios:

Son funcionarios públicos y profesionales del derecho; como ”funcionarios” ejercen la fe pública notarial dando autenticidad y fuerza probatoria a las declaraciones. Como ”profesionales del derecho” deben asesorar jurídicamente a quienes se lo soliciten en el ejercicio de su cargo.

Los notarios actúan con plena autonomía e independencia, aunque dependen jerárquicamente del Ministerio de Justicia, están organizados por colegios que controlan su actuación.

Registradores:

Son funcionarios públicos del Estado, licenciados en Derecho y seleccionados mediante oposición. Se encargan de los registros de la propiedad, bienes muebles y mercantiles. También califican la legalidad de los documentos judiciales, notariales, administrativos o particulares.

No podrá inscribirse ningún documento si el registrador no lo ha calificado favorablemente.

C. Documentos Notariales

Los notarios redactan ”escrituras matrices” y están obligados a llevar los libros de registro previstos en la legislación notarial, así como el registro de operaciones mercantiles. Fundamentalmente redactan los siguientes documentos:

• Escrituras públicas: Son declaraciones de voluntad, actos jurídicos que impliquen prestación de consentimiento, contratos y los negocios jurídicos.
• Actas notariales: Constatación de hechos o la percepción que de ellos tenga el notario.
• Pólizas intervenidas: Están los actos y contratos de carácter mercantil y financiero.

En todas las notarías existirá ”libro registro” ordenados y separados, y se hacen diariamente todas las operaciones en que los notarios hayan intervenido. Los documentos notariales se caracterizan porque acreditan la veracidad y legalidad de hechos o actos, su lenguaje es formal y se exponen de forma objetiva y se hacen en papel timbrado o con el sello del notario.

Documentación Necesaria para Constituir una Sociedad

Hay unos trámites comunes a todas las sociedades mercantiles que son necesarios para su constitución, que son:

A. Certificación Negativa del Nombre o Razón Social

Debe aparecer en la escritura pública la cual debe aprobarse por el notario para comprobar que no existe otra sociedad que se llame igual. Se debe solicitar al ”Registro Mercantil” un certificado que acredite que el nombre esté disponible, se reserva durante 3 meses, si no se inscribe en el registro perderá la reserva.

B. Número de Identificación Fiscal

Las personas físicas y jurídicas están obligadas a tener un nº de identificación fiscal, será invariable salvo que cambie su forma jurídica o nacionalidad. Se solicita en la Agencia Tributaria por el modelo 036 de declaración censal y debe aportar:

• Copia de la escritura pública y de los estatutos.
• Certificación de inscripción en un registro público.
• La declaración censal.

C. Escritura Pública de Constitución

La sociedad se constituye con esta, será otorgada por todos los socios fundadores y se incluyen:

• La identidad de los socios.
• La voluntad de constituir una sociedad de capital de un tipo social.
• Las aportaciones, las participaciones o acciones atribuidas.
• Los estatutos de la sociedad.
• La identidad de la persona encargada de la administración y representación de la sociedad.

Estatutos Sociales

Son normas de funcionamiento de la sociedad y contienen:

• Denominación de la sociedad.
• El objeto social y su domicilio.
• Fecha de comienzo de las operaciones.
• El capital social, las participaciones o acciones atribuidas, su valor nominal.
• El modo de organizar la administración de la sociedad.
• El nº de administradores de la sociedad y plazo de duración.
• El modo en el que los órganos toman y adoptan acuerdos.

A. Liquidación de Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITPAJD) Modelo 600

Liquidar el impuesto dependiendo de la modalidad de la sociedad, si no se presenta la liquidación en el registro mercantil no autoriza la inscripción de la escritura.

B. Inscripción en los Registros

Inscripción de la escritura pública en el Registro Mercantil.

Proceso de Constitución de una Sociedad Mercantil Ordinaria

Trámites Previos a la Escritura

• Certificado de denominación social:
  • Personalmente ante el Registro Mercantil, en el modelo oficial, por correo, mensajería.
  • Por el notario el cual redacta la escritura.
• Certificado de las aportaciones:
  • En las S.L. (Sociedad Limitada): El capital mínimo es 3.000 euros y tiene que estar desembolsado totalmente.
  • En las S.A. (Sociedad Anónima) el capital mínimo son 60.000 euros y debe estar desembolsado un 25% al menos. Si es en forma de un bien debe ser valorado ante un notario.

Trámites para Otorgar la Escritura

Los estatutos sociales, domicilio de la sociedad, objeto social, fecha de comienzo de la actividad, sistema de administración elegido y debe estar firmada por todos.

Trámites Posteriores a la Escritura

• Obtención del NIF provisional: Para realizar los trámites previos a la inscripción de la escritura en el Registro Mercantil, lo da la Agencia Tributaria.
• Liquidación del ITPAJD: La constitución de sociedades está exenta del pago, hay que realizar la liquidación y presentarla para poder inscribirse en el R. Mercantil.
• Inscripción de la escritura en el Registro Mercantil: Se puede hacer personalmente o ante el notario y publicar en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) la cual se debe solicitar y pagar la tasa.
• Obtención del NIF definitivo: Se acude a la Agencia Tributaria donde se presenta el modelo 036 acompañado de la escritura inscrita previamente.
• Copia autorizada de la escritura: El notario expide una copia autorizada de la escritura incorporando los datos de inscripción y el NIF definitivo.

Trámites de Puesta en Marcha de una Empresa

Trámites necesarios comunes para desarrollar sus actividades ante las distintas administraciones:

A. Agencia Tributaria

• Alta en el censo de empresarios, modificación o cese de actividad 036 que deben presentar los empresarios individuales, profesionales.
• Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE).

B. Tesorería General de la Seguridad Social

• Inscripción de la empresa en la Seguridad Social y apertura de cuenta de cotización.
• Afiliación y obtención del número de la Seguridad Social.
• Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social para los empresarios.
• Si se han contratado trabajadores por cuenta ajena, dar de alta en la Seguridad Social.

C. Consejería de Trabajo de las Comunidades Autónomas

• Comunicación de apertura de centro de trabajo.
• Obtención del calendario laboral.

D. Ayuntamiento

• Licencia municipal de obras y licencia de apertura: Comprobar qué actividad se va a desarrollar conforme la normativa.

E. Agencia Española de Protección de Datos

• Inscripción en la Agencia de los ficheros con datos de carácter personal de empleados, proveedores.