Auditoría de Recursos Humanos
La auditoría de recursos humanos se entiende como el análisis de las políticas y las prácticas del personal de una organización y la evaluación de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorarlas. El propósito principal de esta auditoría es mostrar cómo funciona el programa, con la identificación de prácticas y condiciones perjudiciales para la organización, aquellas cuyo costo no compensa o las prácticas o condiciones que deben incrementarse.
Estándares de Evaluación y Control de los Recursos Humanos
El sistema de administración de Recursos Humanos requiere estándares para una evaluación continua y un control sistemático de su funcionamiento. La norma o estándar es un criterio o modelo establecido previamente que permite comparar los resultados u objetivos alcanzados. La comparación con los estándares permite evaluar los resultados para efectuar ajustes y correcciones al sistema para que funcione mejor.
Los estándares permiten la evaluación y el control en razón de la comparación con:
- Resultados: el estándar y la variable se comparan cuando termina la operación.
- Desempeño: el estándar y la variable se comparan al mismo tiempo que la operación; es decir, cuando la comparación es simultánea a la operación.
La comparación busca comprobar el grado de concordancia entre una variable y su estándar.
El área de RH se ocupa de planear, organizar y controlar actividades relacionadas con la vida del personal en la organización. La función de auditoría no es tan sólo indicar fallas y problemas, sino también sugerencias y soluciones.
Fuentes de Información para la Auditoría de Recursos Humanos
La auditoría de recursos humanos se basa en verificaciones, seguimientos, registros y estadísticas.
A partir de la política de la organización, la auditoría de recursos humanos se dirige a uno o todos los niveles de productividad siguientes:
- Resultados: incluso los logros concretos y la resolución de problemas por parte de la administración vigente.
- Programas: incluso prácticas y procedimientos de recursos humanos.
- Políticas: tanto las explícitas y formalizadas por la empresa como las implícitas y no formalizadas.
- Filosofía de administración: sus prioridades, valores, metas y objetivos.
- Teoría: relaciones y exposiciones que explican y relacionan filosofías, políticas y prácticas de personal de la organización.
Indicadores de eficiencia y eficacia en cuanto a la formación de staff, capacitación y desarrollo, remuneración, prestaciones sociales y relaciones sindicales, entre otros.
Amplitud y Profundidad de la Acción de la Auditoría de Recursos Humanos
Las auditorías comienzan por una evaluación de las relaciones organizacionales que afectan la administración del potencial humano, incluso el personal de línea y de staff, las decisiones de los miembros del staff de recursos humanos y el apoyo económico necesario para los diversos programas.
El Agente de la Auditoría de Recursos Humanos
Algunas empresas contratan a un consultor externo que conoce las experiencias de otras empresas y realiza una auditoría global o se dedica, en alguna parte del tiempo, a ciertos aspectos de las prácticas y estrategias de recursos humanos.
Los Cambios Más Importantes que Alteran el Escenario de la Auditoría de Recursos Humanos son:
- Cambios en las filosofías y las teorías administrativas: participación del empleado y procuran que se identifique con las influencias significativas y positivas para el desarrollo y el éxito de las organizaciones.
- Cambios en el papel del gobierno: intervención para vigilar la administración del potencial humano y proteger los intereses de los empleados, con el aumento de la seguridad económica y el impulso del pleno empleo.
- Expansión de los sindicatos: determinación bilateral de la política de empleo mediante las relaciones con los empleados.
- Incrementos salariales: los costos crecientes de la mano de obra y oportunidades para obtener una ventaja competitiva con la administración de personas.
- Cambio en las habilidades requeridas debido a una creciente proporción de trabajadores técnicos y profesionales, los cuales presentan problemas más difíciles para su administración y una actitud más crítica ante ella.
- Incremento de egresos: para las divisiones de staff de recursos humanos.
- Competencia internacional: más agresiva como resultado de la globalización económica.
El control se considera la última etapa del proceso administrativo, aunque normalmente la planeación y el control están relacionados; incluso, algunos autores consideran que el control es parte de la planeación. La supervisión es simultánea a la ejecución y el control es posteriormente a ésta. El control implica la comparación de lo obtenido con lo esperado, se realiza al final de un periodo previamente establecido, determinar si se alcanzaron.
Definiciones de Control
- BURT K. SCANLAN: El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
- GEORGE R. TERRY: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
- HENRY FAYOL: Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
- HAROLD KOONTZ Y CYRIL O’DONNELL: Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
- MADDOCK: Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.
Elementos del Concepto de Control
- Congruencia con los planes establecidos: El control estará encaminado a verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.
- Medición: Para llevar un control es indispensable la medición y cuantificación de los resultados.
- Detectar desviaciones: Aquí analizaremos las diferencias que pudieran presentarse entre lo planeado y ejecutado.
- Establecimiento de medidas correctivas: Si detectamos errores en la aplicación del control, es conveniente hacer las correcciones y ajustes necesarios.
LUIS ALBERTO VELÁZQUEZ CRUZ emite el siguiente concepto: Proceso mediante el cual, determinaremos si los resultados obtenidos son acordes a los planes establecidos, y en caso contrario establecer las medidas correctivas pertinentes.
Su importancia radica en la injerencia que tiene en todas las actividades de la empresa, con el fin de vigilar el estricto cumplimiento a los planes formulados, y así contribuir a la consecución de los objetivos de la organización.
Por medio del control:
- Se establecen medidas correctivas encaminadas al logro de los objetivos.
- Se da en todas las demás funciones administrativas.
- Determinamos y analizamos las causas que en un futuro pueden originar desviaciones.
- Obtenemos información respecto de la situación de los planes, sirviendo como base al reiniciarse el ciclo administrativo.
Principios del Control
- Equilibrio: consiste en verificar que las responsabilidades conferidas se cumplan, y por lo tanto la autoridad se esté ejerciendo debidamente.
Objetivos del Control
El control es posible si existen estándares de alguna manera prefijados y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares. El control no es un fin, sino un medio para alcanzarlos.
- Oportunidad: aplicar los controles antes de que se produzca el error, adelantarnos al hecho, tomar medidas correctivas anticipadamente.
- Desviaciones: Cualquier anormalidad que se presente en la ejecución de los planes, deberá ser investigada para conocer las causas que la generaron, y así poder establecer las medidas necesarias para evitarlas en un futuro.
- Costeabilidad: Los beneficios que se obtengan con la implantación de los controles debe ser mucho mayor que los del costo de operación de estos.
- De excepción: Es necesario aplicar el control en las áreas o actividades que representan mayores beneficios a la empresa, sin descuidar las áreas donde no se lograron los planes establecidos.
- Función controlada: la determinación de quienes han de realizar las funciones de controlar. No se debe ser juez y parte.
Etapas de Control
- Establecimiento de estándares.
- Medición de resultados.
- Corrección.
- Retroalimentación.
Establecimiento de Estándares
Es una unidad de medida que sirve como modelo o patrón sobre el cual se efectúa el control. Los estándares son el parámetro sobre el que fijamos los objetivos de la empresa.
Ralph C. Davis: los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, además, deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados:
- Rendimiento de beneficios: utilidad que obtenemos de comparar ésta con la inversión de capital necesaria para llevar a cabo el proceso productivo.
- Posición en el mercado: Estándares que se utilizan para determinar la aceptación de algún producto lanzado al mercado, en base al proceso de comercialización para tal efecto.
- Productividad: Se aplica tanto en el área de producción como en todas las áreas que conforman la empresa, se obtiene en base al estándar horas-máquina, horas-hombre.
- Calidad del producto: Se establece para verificar la superioridad referente a la calidad de nuestro producto en comparación con la competencia.
- Desarrollo del personal: Estándar enfocado al elemento humano, concerniente a su desenvolvimiento en la empresa, en base a los programas de desarrollo.
- Evaluación de la actuación: Determina los límites de productividad del elemento humano en la empresa.
Tipos de Estándares
- Estándares en Cantidad
- Estándares de Calidad
- Estándares de Tiempo
- Estándares de Costo
- Resultados
- Desempeño
Medición de Resultados
En ésta etapa se van a medir los resultados contra lo ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas acorde a los estándares.
Corrección
Los controles tienden a conducir a la acción correctiva, cuando detectamos fallas, debemos verificar dónde está el mal, cómo sucedió, quién es el responsable y así tomar las medidas de corrección pertinentes.
Retroalimentación
La información que se obtiene en el control se ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo.
Control de Recursos Humanos
Es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de éste departamento.
- Auditoría de recursos humanos: se desarrolla en una empresa; existen ciertas deficiencias, es por ello que mediante la auditoria de recursos humanos se evalúan y analizan tales deficiencias, para recabar ésta información es necesario realizar entrevistas y cuestionarios.
- Evaluación de la actuación: Mediante ésta, evaluaremos la efectividad de los trabajadores de la organización, se lleva a cabo mediante estándares de evaluación en los que intervienen factores como rotación, ausentismo.
- Evaluación de reclutamiento y selección: Se concentra en evaluar lo efectivo que son los programas y procedimientos concernientes al área de personal, analizando ciertos aspectos como efectividad en el proceso de selección.
- Evaluación de capacitación y desarrollo: para esta evaluación es conveniente apoyarnos del estudio de ciertos índices como productividad y desarrollo del personal.
- Evaluación de la motivación: uno de los aspectos más difíciles de evaluar, la motivación no podemos medirla, sin embargo, existen algunas técnicas para obtener resultados de los cuales podemos analizar la conducta del trabajador en la empresa:
- Encuestas de actitud.
- Estudios sobre ausentismo, retardos.
- Frecuencia de conflictos.
- Buzón de quejas y sugerencias.
- Productividad.
- Evaluación de sueldos y salarios: una situación un tanto delicada y riesgosa, debido a que el personal de la empresa siempre estará inconforme con su pago.
- Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones: análisis y registros:
- Índices de accidentes.
- Participación del personal en los programas de seguridad y prevención.
- Estudios de ausentismo.
- Sugerencias.
Base de Datos
Son elementos que sirven de base para resolver los problemas o para la formación del juicio.
Procesamiento de Datos: consiste en acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en información, o para tener otra información (las mismas informaciones) bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo.
- Manual: Es cuando se efectúa de una manera manual, utilizando fichas, talonarios, mapas, etc.
- Semiautomático: Es cuando presenta características del procesamiento manual unidas a las características del proceso automático.
- Automático: Es cuando la máquina está programada para que realice determinado conjunto de operaciones, desarrolla la secuencia sin que haya la necesidad de intervención humana entre un ciclo y los siguientes.
Base de Datos en Recursos Humanos
Es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información (Conjunto de archivos relacionados lógicamente). Este sistema obtiene datos e información de los empleados, del ambiente empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente experimentando un trabajo de recolección, procesamiento y utilización.
La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual nos permite identificar precisamente un punto de inicial y un punto final.
Los antiguos sistemas tradicionales de información constituyen sistemas cerrados que abarcan casi todos los flujos importantes de información dentro de una empresa.
La administración por sistemas se basa en la planeación e implantación de un sistema de información, el cual puede recolectar información interna o externa a la empresa, siendo esta dirigida al nivel institucional o estratégico para que sea referido a decisiones con seguimiento y control.
El punto de partida para elaborarlo es la base de datos, y su objetivo final es suministrar a las jefaturas información acerca del personal. Este sistema recibe entradas (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, índices.
Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado más amplio, la información obtenida a través del tratamiento, el procesamiento y la combinación de datos comporta una significación más amplia y definida, reduciendo así las condiciones de incertidumbre.