Documentos Comerciales y Bancarios
La Cotización: Es la respuesta a la consulta y dentro de ella se debe dar contestación a todas las preguntas hechas por el consultante. La cotización se entrega mediante una carta, un impreso o un fax. En general, deberán contener los siguientes datos:
- Descripción detallada del grado de los productos en cuanto a calidad y cantidad.
- Detallar la época del despacho.
- Fijación exacta del precio.
- Vigencia de la cotización.
Guía de Despacho: Es el documento que acompaña la entrega de una mercadería. La guía de despacho se realiza en triplicado, el duplicado queda en posesión del emisor; el comprador recibirá original y triplicado, una de las cuales deberá devolver firmada después de comprobar que la mercadería recibida es la que realmente figura en la guía de despacho y en la copia del pedido. Si la mercadería no es conforme, podrá devolverla o rectificar la nota de entrega. La guía de despacho deberá contener entre otros los siguientes datos:
- Nombre y dirección del vendedor
- Fecha de envío.
- Número de R.U.T. del vendedor.
- Fecha de entrega.
- Giro del negocio.
- Descripción de la mercadería.
- Nombre y dirección del comprador.
- Número de pedido a que corresponde.
- Lugar de entrega.
Una guía tiene las siguientes características:
- Pueden ser valoradas o no, pero siempre sirven de testigo y guía para la confección de facturas.
- Deben ser timbradas con el sello oficial, por el Servicio de Impuestos Internos, previamente a su emisión.
- Pueden convertirse en facturas añadiendo los datos necesarios.
FACTURA La factura es un documento que acredita legalmente una operación de compraventas. En ella se relacionan detalladamente los artículos que el proveedor envía al comerciante o, en su caso, los que el comerciante entrega al cliente. Las facturas se confeccionan con los datos consignados en el pedido y en la guía de despacho. La obligación de expedir y entregar facturas está regulada de forma rigurosa, por lo que procede un estudio pormenorizado de las mismas.
Además, al momento de su emisión se cumplimentarán:
- Fecha de emisión.
- Numeración correlativa.
- Nombre completo o razón social y número de RUT del contribuyente emisor.
- Nombre completo o razón social y número de RUT del destinatario.
- Domicilio completo del establecimiento.
- Giro del negocio.
- Detalle de las mercaderías transferidas o naturaleza del servicio.
- Precio unitario y monto de la operación.
- Cantidad por concepto de impuesto, cuando proceda.
- Condiciones de venta.
5.1 Notas de Débito
Se extiende por cobro de intereses o diferencia de mayor precio, es decir, por aumento del impuesto facturado. Exigidos en el artículo 57 del D.L. Nº 825 dd 1974. Las Notas de débito deben cumplir los mismos requisitos exigidos para las facturas y solamente pueden ser emitidas al mismo comprador o beneficiario del servicio para modificar facturas otorgadas con anterioridad.
5.2. Notas de Crédito
Se extiende por descuento o devolución de mercaderías, es decir, cuando un vendedor concede descuentos o bonificaciones otorgadas con posterioridad a la facturación. Las notas de crédito deben cumplir los mismos requisitos exigidos para la factura y solamente pueden ser emitidas al mismo comprador.
Boletas de Ventas y Servicios
Los requisitos y características de una Boleta de Compraventas y Servicios son las siguientes:
- Las Boletas de Ventas y Servicios deben emitirse, como mínimo, en duplicado. La copia se entrega al cliente y el original lo conserva el vendedor.
- Las boletas deben llevar Impreso: Nombre o Razón Social, Rut, domicilio (tanto de la casa matriz como de las sucursales), giro o actividad.
- Las boletas deben ser timbradas previamente por el SII, con numeración única nacional.
- No es necesario detallar los bienes que se venden o los servicios que se prestan.
- Pueden contener, además, otras informaciones necesarias para el vendedor y su diseño es convencional. Opcionalmente, pueden anotarse datos del comprador.
- Previa autorización del SII, pueden emitirse mediante máquinas registradoras.
- Las cantidades consignadas incluyen el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
- No deben anotarse los centavos. No debe tabularse columna para los centavos.
- El mes debe anotarse utilizando números árabes o palabras.
Boletas de compra y venta: Es el comprobante tributario que acredita la venta de un producto o servicio a un consumidor final.
Boleta de Honorarios: Documento emitido por los ingresos generados en las prestaciones de servicios personales por las actividades clasificadas en la segunda categoría de la Ley de la Renta. Deben emitir este tipo de documentos, entre otros, los profesionales, personas que desarrollen ocupaciones lucrativas, Sociedad de Profesionales, directores y consejeros de Sociedades Anónimas y auxiliares de la administración de justicia.
Un PAGARÉ es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona (denominada suscriptora), de que pagará a una segunda persona (llamada beneficiario o tenedor), una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaración de obligaciones: “debo y pagaré”. La diferencia entre la letra y el pagaré es que el pagaré es emitido por el mismo que contrae el préstamo.
Depósito
La nota de crédito bancario (o boleta de deposito) es un documento que extiende el banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de depósito, para ser sumada a la cuenta del titular.
Las clases de depósitos bancarios más comunes son:
- Cuenta corriente.
- Plazo fijo.
- Caja de Ahorro.
También hay notas de crédito bancarias por acreditación de intereses, devolución de gastos mal cobrados, etc. Es decir, la nota de crédito bancaria es el documento que emite el banco cuando nos acredita dinero en nuestra cuenta.
Orden de Compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden
- Firma autorizada
El cheque es una orden escrita y girada contra un banco para que éste pague a su presentación el todo o parte de los fondos que el cuenta correntista puede disponer en efectivo o en crédito en la cuenta corriente.
a) Cheque al portador:: Tiene abiertas, esto es no tachadas, las frases “a la orden de” y “o al portador”.
Es transferible por la simple entrega, sin necesidad de endoso, de manera que el tenedor de él se presume su dueño.
El banco debe pagarlo a la persona que lo presente a cobro, la que deberá acreditar su identidad con la respectiva cédula de identidad, siempre que esté girado en la forma, condiciones y demás requisitos que fija la ley y emane legítimamente del girador.
b) Cheque a la orden: Tiene abierta (no tachada) la frase “a la orden de” y tachada la frase “o al portador”.
Es transferible mediante endoso (firma puesta al dorso del cheque).
Puede ser cobrado por la persona a cuyo nombre se extendió el cheque o por el último endosatario en caso que haya sido endosado.
c) Cheque nominativo: Tiene tachadas las frases “a la orden de” y “o al portador”.
Es transferible mediante cesión y no por endoso.
Sólo puede ser cobrado por la persona a cuyo nombre se encuentra extendido el documento o su representante o apoderado con poder suficiente.
No puede ser depositado en una cuenta de un tercero diferente del beneficiario, debido a que no puede ser transferido mediante endoso, a menos que el beneficiario entregue el cheque en comisión de cobranza, indicando expresamente que el producto de su pago se deposite en la cuenta del tercero.
El carácter nominativo de un cheque no puede ser modificado.
La ley de Cuentas Corrientes Bancarias y Cheques dispone que el cheque cruzado sólo puede ser presentado a cobro a través de un banco, por lo que esta condición particular de un documento hace que no sea posible cobrarlo por caja.
Es así como estos cheques pueden ser cobrados mediante su depósito en la cuenta corriente o cuenta de ahorro del beneficiario, o bien,
Existe el cheque cruzado en general, que es aquél que en su anverso tiene dos líneas paralelas y transversales y el cheque cruzado en especial, que es aquél que incluye el nombre de un banco entre las dos líneas paralelas que indican el cruzamiento. En este caso su presentación debe hacerse por el banco específicamente señalado.
En todo caso, no puede eliminarse la condición de “cruzado” de un cheque, ya que la Ley de Cuentas Corrientes Bancarias y Cheques prohíbe expresamente al portador borrar o alterar las líneas transversales e indicaciones del cheque cruzado.