Comunicación y Control de Personal en el Departamento de RRHH

1. Comunicación en el Departamento de RRHH

1.1. Importancia de la Comunicación

La comunicación es fundamental en cualquier área de la empresa. Unas veces para transmitir órdenes, otras para recibir, para preguntar o resolver dudas, etc.

Comunicación empresarial

Interna

Comunicación vertical

Comunicación descendente: El emisor es la dirección y la información va descendiendo. Se comunican órdenes, estrategias o procedimientos a través de correos, conferencias, etc.

Comunicación ascendente: el emisor es la base operativa y la información va ascendiendo. Se comunican peticiones, opiniones, sugerencias y quejas mediante entrevistas, encuestas.

Comunicación horizontal

El emisor y el receptor ocupan el mismo nivel dentro del organigrama y pueden ser del mismo o distinto departamento.

Comunicación Informal

Surge espontáneamente de las relaciones interpersonales y supera a veces las barreras jerárquicas.

Externa

Ambiental

La empresa es receptora de información, por ejemplo, normativa, consulta sobre la situación del mercado, necesidades de los clientes.

Corporativa

La empresa es la que transmite la información al exterior: la sociedad, proveedores, clientes.

1.2. Tipos y Medios de Comunicación en el Departamento de RRHH

En general, el departamento de RRHH debe transmitir a los trabajadores informaciones relacionadas con sus funciones, tareas y resolver dudas sobre cuestiones administrativas, sin olvidar la relación que tiene que tener con las distintas administraciones para el cumplimiento de las exigencias legales en materia de contratos y nóminas.

La comunicación en el departamento de RRHH

Interna (dentro del ámbito de la empresa)

Con los trabajadores

Para:

  • Transmitir informaciones relacionadas con procesos de selección o promoción.
  • Resolver dudas de los trabajadores.

Medios: tablón de anuncios, circulares, notas de servicio interior, correo electrónico, teléfono, etc.

Externa (fuera del ámbito de la empresa)

Con posibles candidatos. Con el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), la Seguridad Social, la Agencia Tributaria, etc.

Para:

  • Procesos de selección.
  • Cumplir con las exigencias legales de las Administraciones Públicas, principalmente con los ingresos de cotización de la Seguridad Social, ingresos a cuenta del IRPF.

Medios:

  • Teléfono, correo electrónico, atención directa, etc.
  • Internet

1.3. Estrategias y Técnicas en la Comunicación

La necesidad de comunicarnos con el resto de trabajadores nos obliga a desarrollar habilidades sociales y personales para poder lograr una comunicación efectiva.

Estrategias y técnicas para una comunicación efectiva

Asertividad (como emisor)

Expresar nuestras opiniones o deseos de una manera amable, clara, directa y adecuada, con el fin de decir lo que queremos sin violentar a los demás.

Ventajas: Favorece la confianza en uno mismo y nos granjea el respeto y la consideración de los demás.

Técnicas:

  • Disco rayado: Reiteramos nuestros deseos, sin alterarnos ante la insistencia de nuestro interlocutor por lograr los suyos.
  • Banco de niebla: aceptamos una parte de verdad en lo que están diciendo, pero mantenemos nuestra postura.
  • Aserción negativa: Ante una actitud negativa, expresamos nuestro acuerdo y mostramos nuestra voluntad de corregirnos.
  • Asertividad confortativa: Ponemos de manifiesto la incongruencia entre lo que nuestro interlocutor dijo y la realidad de sus actos.

Escucha activa (como receptor)

Escuchar con atención y cuidado, tratando de comprender el mensaje completo que recibimos del interlocutor.

Ventajas: favorece la relación positiva, ayuda a crear un clima de confianza y facilita la eliminación de tensiones.

Técnicas: Crear un clima adecuado, escuchar con empatía, evitar las distracciones.

Conductas no verbales (como emisor o receptor)

Para que la comunicación sea más eficaz, debemos cuidar también la comunicación no verbal.

Consejos:

  • Adoptar una postura correcta y relajada.
  • Mirar a los ojos, pero siempre con cuidado para no intimidar.
  • Utilizar la gesticulación para apoyar nuestras explicaciones.
  • Evitar tics.

1.4. Comunicación Escrita

Todo documento deberá ser: claro, conciso, correcto ortográfica y gramaticalmente.

2. Sistemas de Control de Personal

Nos referimos a todos los métodos y procedimientos para controlar la asistencia de los trabajadores y evaluar su rendimiento.

2.1. Control del Absentismo

El absentismo laboral es toda ausencia de un trabajador a su puesto de trabajo, dentro de su jornada laboral, en las horas correspondientes a un día laborable. Genera costes directos e indirectos para la empresa: falta de productividad, pérdida de competitividad y peores resultados.

2.1.1. Tipos de Absentismo

  • Justificado: Vinculado a permisos retribuidos por la empresa o la Seguridad Social (matrimonio, cambio de domicilio habitual) y bajas por maternidad, paternidad e incapacidad temporal (enfermedades o accidentes).
  • Injustificado: Determinadas ausencias a las que no tiene derecho el trabajador o sin justificar. Ejemplos:
    • Faltas de puntualidad.
    • Ausencias al trabajo injustificadas.
    • Ausencias al trabajo justificadas de forma fraudulenta.

El trabajador no es remunerado por el absentismo injustificado y, además, en algunos casos, puede ser sancionado e incluso despedido procedentemente.