Concepto de Stock en el Control de Medicamentos
El stock es un término fundamental en la gestión de cualquier farmacia o establecimiento de salud. Se refiere a la cantidad de medicamentos disponibles para su dispensación o uso. Un control adecuado del stock es crucial para garantizar la disponibilidad de los tratamientos necesarios y optimizar los recursos.
1. Componentes del Stock
- Stock inicial: Cantidad de medicamentos controlados al inicio de un período (diario, semanal, mensual). Sirve como punto de partida para el seguimiento.
- Entradas: Medicamentos que ingresan al stock (compras, transferencias, devoluciones).
- Salidas: Medicamentos que salen del stock (dispensación, devoluciones a proveedores, bajas por caducidad o daño).
- Stock actual: Cantidad real de medicamentos disponibles en un momento dado. Se calcula: Stock Inicial + Entradas – Salidas.
- Stock mínimo y máximo: Límites para asegurar la disponibilidad sin incurrir en faltantes (stock mínimo) o excesos (stock máximo).
2. Importancia del Control de Stock
Un control riguroso del stock es vital para:
- Evitar desabastecimiento: Asegura la disponibilidad de medicamentos críticos.
- Prevenir el exceso de stock: Reduce costos y el riesgo de caducidad.
- Controlar desvíos: Fundamental para medicamentos controlados, previene su desvío al mercado ilegal.
Herramientas para el Control de Stock
- Sistemas de gestión de inventarios: Software especializado para registro digital y monitoreo en tiempo real.
- Auditorías: Verificaciones periódicas para asegurar la concordancia entre registros y existencias físicas, especialmente importante para medicamentos controlados.
- Libros de registro: Registros físicos o electrónicos (obligatorios para medicamentos controlados) que detallan entradas, salidas, fechas y responsables.
- Códigos de barras y etiquetado: Facilitan el rastreo y mejoran la precisión del control.
Aplicación en Medicamentos Controlados
El control de stock es aún más crítico para medicamentos controlados, con normativas específicas:
- Cierres de inventario frecuentes: Monitoreo constante para detectar discrepancias.
- Reportes a autoridades: Informes periódicos a las autoridades sanitarias.
- Acceso restringido: Solo personal autorizado gestiona el stock, con almacenamiento seguro.
El stock es la base para la planificación, control de disponibilidad, flujo y seguridad de los medicamentos.
Stock Mínimo y Máximo: Fórmulas y Ajustes
Estos conceptos ayudan a determinar cuándo realizar pedidos y evitar desabastecimientos o excesos.
Fórmula para el Stock Mínimo
Stock Mínimo = (Demanda diaria promedio x Tiempo de reposición en días) + Stock de seguridad
- Demanda diaria promedio: Cantidad promedio de medicamento vendido/dispensado diariamente.
- Tiempo de reposición: Días que tarda en llegar un nuevo pedido.
- Stock de seguridad: Cantidad extra para cubrir imprevistos.
Fórmula para el Stock Máximo
Stock Máximo = Stock Mínimo + (Demanda diaria promedio X Lote de reposición en días)
- Lote de reposición: Frecuencia de los pedidos (cada cuántos días).
Ajustes según el Tamaño de la Farmacia
- Farmacias pequeñas: Pedidos más frecuentes, cantidades menores, menor stock de seguridad.
- Farmacias medianas: Pedidos moderados, mayor stock de seguridad.
- Farmacias grandes: Pedidos grandes, menos frecuentes, mayor stock de seguridad y sistemas automatizados.
Importancia del Control de Existencias de Medicamentos
El control de existencias es crucial por varias razones:
- Disponibilidad: Asegura que los medicamentos estén disponibles para los pacientes.
- Optimización de recursos: Evita excesos y reduce costos.
- Reducción de pérdidas: Minimiza caducidades y deterioros.
- Cumplimiento normativo: Obligatorio para medicamentos controlados.
- Prevención de desvíos: Evita el desvío al mercado ilegal.
- Mejora de la atención: Permite una dispensación rápida y precisa.
- Planificación de compras: Facilita la gestión de pedidos a proveedores.
- Eficiencia operativa: Agiliza los procesos internos.
- Proyección de necesidades: Permite anticipar la demanda futura.
- Satisfacción del cliente: Mejora la experiencia del cliente.
Tipos de Stock
Se dividen en dos categorías principales:
Stock Funcional
Orientado a satisfacer la demanda.
- Stock Máximo: Cantidad máxima para evitar costos y caducidades.
- Stock de Alerta (o punto de pedido): Nivel que indica cuándo hacer un nuevo pedido.
- Stock Estacional: Se ajusta a variaciones predecibles en la demanda (ej., antigripales en invierno).
Stock Operativo
Enfocado en la eficiencia de la gestión.
- Stock Óptimo: Equilibra demanda y costos.
- Stock Cero: No se almacena, se adquiere bajo demanda (modelo “justo a tiempo”).
- Stock Neto: Cantidad real disponible (descontando reservas).
Fechas de Elaboración, Caducidad y Cartonaje
Fecha de Elaboración (o Fabricación)
Indica cuándo se fabricó el medicamento. Es el inicio de su vida útil.
Fecha de Caducidad
Indica el último día en que el medicamento es seguro y efectivo. Después de esta fecha, no debe consumirse.
Cartonaje
Empaque secundario (caja de cartón) que protege el medicamento y proporciona información (fechas, lote, instrucciones, etc.).
Medicamentos Especializados
Son productos para enfermedades complejas, crónicas o raras. Requieren tratamientos prolongados y monitoreo continuo.
Características
- Indicaciones específicas: Enfermedades graves (cáncer, VIH, esclerosis múltiple, etc.).
- Alto costo: Desarrollo y fabricación costosos.
- Administración especial: Intravenosa, subcutánea, intramuscular, a menudo por profesionales.
- Almacenamiento especial: Refrigeración o control de temperatura.
- Monitoreo intensivo: Seguimiento continuo del paciente.
Venta y Distribución
- Farmacias Especializadas: Con licencias específicas.
- Farmacias Hospitalarias: Para administración supervisada.
- Proveedores Directos: Fabricantes o distribuidores especializados.
- Sistemas de Salud: Públicos y privados, con procesos de validación.
Control de Existencias de Medicamentos Especializados
Es más riguroso debido al costo y requisitos especiales:
- Registro y Seguimiento Preciso: Trazabilidad completa.
- Control de Temperatura: Cadena de frío, con sensores y registros.
- Stock Mínimo y Máximo Ajustado: A la baja demanda y necesidades específicas.
- Trazabilidad y Control de Lotes: Identificación única para retiros del mercado.
- Dispensación bajo Prescripción: Estricta, con validación de recetas.
- Monitoreo del Paciente: Ajuste de necesidades y gestión del inventario.
- Sistemas Automatizados: Para control, caducidades y alertas.
Conclusión: El manejo de medicamentos especializados exige un control de existencias preciso y robusto para garantizar la disponibilidad, cumplir normativas y proteger la calidad y seguridad del paciente.