Trazabilidad de la Documentación en Operaciones de Compraventa

Se refiere a la posibilidad de conocer en cada momento el origen y el destino de una operación a través de su documentación.

Documentos Clave en el Proceso de Compraventa

• Requisición de compras: Generada por el departamento técnico, inicia la solicitud de información a posibles proveedores.
• Carta de solicitud de información: El departamento de compras de la empresa cliente la utiliza para solicitar presupuestos o ofertas.
• Presupuesto: El departamento de ventas de la empresa proveedora lo emite. Si se aprueba, genera el pedido.
• Nota de pedido: Emitida por el departamento de compras de la empresa cliente. Si no hay un contrato previo, hace las veces de contrato. Genera el albarán.
• Hoja de solicitud: Documento interno para solicitar mercancía entre secciones de la empresa.
• Albarán: Justificante de entrega emitido por el departamento de ventas de la empresa proveedora. Genera la factura.
• Carta de porte: Documento que autoriza el transporte de la mercancía, emitido por la agencia de transporte.
• Factura ordinaria: Emitida por el departamento de ventas de la empresa proveedora. Si no hay devoluciones ni errores, finaliza la cadena de trazabilidad documental.
• Factura rectificativa: Se emite en caso de devolución o errores en la factura.

Trazabilidad del Producto

Es el rastro del producto desde su origen hasta que pasa por producción, almacén y distribución. Es el conjunto de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministro, en un momento dado y a través de herramientas determinadas. Se basa en:

• Codificación precisa y detallada.
• Etiquetas normalizadas que identifiquen automáticamente al producto.
• Información continua entre todos los agentes relacionados con el producto.

Ofertas y Solicitud de Mercancías

Cuando el departamento de compras recibe la requisición de compras, necesita realizar el pedido de los productos o servicios indicados. Si se compran por primera vez, se envía una carta de solicitud de información a distintos proveedores.

Presupuesto

En respuesta a la solicitud de información, el departamento de compras suele recibir un presupuesto. La oferta en el presupuesto debe tener una fecha de validez, tras la cual se debe solicitar nueva información.

Pedido

Seleccionado el proveedor, se realiza el pedido mediante una nota de pedido. Para pedidos internos, se usa la hoja de solicitud. Según el compromiso, puede ser:

• Firme: Tras una negociación previa, el pedido refleja el acuerdo. Se emite la nota de pedido.
• Condicional: El cliente expone sus condiciones al proveedor.

Según la forma, puede ser:

• Cerrado: Condiciones, cantidad y plazos son fijos.
• Abierto: Cantidad, fecha u otros parámetros están sin determinar. Se usa para asegurar un gran número de suministros.

Contrato de Compraventa Mercantil

Se utiliza cuando se compran inmuebles con carácter especulativo o para su reventa.

Pedidos Online en el Comercio Electrónico

El uso de medios electrónicos, antes exclusivo para empresas a través del EDI (Electronic Data Exchanger), ahora se extiende a consumidores. El pedido online se realiza a través de la plataforma tecnológica de la empresa. Características:

• Registro a través de la web: Genera la información necesaria del cliente, desde la dirección de entrega hasta la forma de pago.
• Gestión de pedidos en tiempo real: Permite verificar el pedido, evitar duplicados y comprobar la disponibilidad de stock.

Registro de Pedidos Emitidos

Documento donde se registran los pedidos que una empresa emite a sus proveedores.

Recepción y Envío de Mercancías

El transportista lleva un justificante de los productos: la carta de porte. El albarán, firmado por el cliente, sirve al proveedor como justificante de entrega. En caso de incidencia, se debe firmar el albarán indicando la incidencia. Plazos para reclamar:

• Defectos aparentes: 4 días.
• Vicios ocultos: 30 días.

La empresa debe guardar el albarán, sea valorado (con precios) o sin valorar.

Servicio de Transporte en el Comercio Electrónico

Características principales:

• Ofrecer variedad de servicios de entrega según urgencia y coste.
• Solicitar al destinatario el horario preferente de entrega.
• Posibilidad de modificar el horario de entrega por parte del cliente.
• Seguimiento del pedido por parte del cliente.

Incoterms y Transporte Internacional

Los Incoterms son un conjunto de normas que facilitan la interpretación de términos comerciales en contratos de compraventa internacional. Son publicados y actualizados por la Cámara Internacional de Comercio (ICC) con sede en París.

Incoterms

Existen 11 Incoterms: EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CIF, CPT, CIP, DAP, DAT y DDP.

Documentos Necesarios para el Transporte de Mercancías

• Marítimo: Bill of Lading.
• Carretera: Carta de porte por carretera CMR.
• Ferrocarril: Carta de porte por ferrocarril CIM.
• Aéreo: Conocimiento de embarque aéreo, Air Waybill AWB.
• Multimodal: Contrato de transporte y comprobante de uso de más de un medio de transporte. Documento FIATA o FBL.

Facturas

Documento que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación de servicios. Plazo de conservación: 6 años.

Bienes de Inversión

Son aquellos con importe superior a 3005,06 € y que permanecerán más de un ejercicio económico.

Facturas con Distintas Bases Imponibles de IVA

Se deben especificar por separado tantas bases imponibles como productos con diferentes tipos de IVA haya.

Expedición de Facturas

Deben expedirse al realizarse la operación. Si el destinatario es un empresario, deben expedirse antes del día 16 del mes siguiente.

Lengua y Moneda en la Factura

Pueden emitirse en cualquier lengua y moneda. La Administración tributaria puede exigir su traducción a una lengua oficial de España. El importe debe expresarse en euros obligatoriamente.

Tipos de Facturas

• Factura ordinaria: Incluye facturas simplificadas y electrónicas.
• Factura rectificativa: Para subsanar errores en la factura ordinaria.
• Factura recapitulativa: Agiliza la facturación ordinaria.

Retención del IRPF en Facturas a Profesionales

Los autónomos en las secciones segunda y tercera del IAE deben incluir retenciones del IRPF en sus facturas. El primer año y los dos siguientes, el 7%. A partir del cuarto año, el 15%.