Dirección y organización de la empresa
Proceso de administración
Se denomina proceso administrativo al conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de la empresa, orientados al logro de los fines y objetivos de la misma.
El proceso se compone de dos fases:
- Fase mecánica: Se establece lo que debe hacerse. Se divide en dos funciones: planificación y organización.
- Fase dinámica: Se pone en práctica todo lo anterior. Se divide en gestión y control.
Planificación
Consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, con la intención de conseguir los fines de la empresa.
Etapas del proceso de planificación:
- Análisis de la situación de partida.
- Fijación de los recursos.
- Creación de alternativas de las líneas de actuación.
- Evaluación de las alternativas.
- Elección de una de las alternativas.
- Control y determinación de desviaciones.
Función de organización
La organización es la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad.
La comunicación en la empresa
Para que la empresa funcione correctamente, uno de los puntos más importantes es la comunicación:
- Comunicación ascendente: Se forma verticalmente, de abajo hacia arriba (de empleados a directivos), con la finalidad de que los directivos estén al corriente de los problemas de los trabajadores.
- Comunicación descendente: Se forma verticalmente, de arriba hacia abajo (de directivos a trabajadores), con la finalidad de informar a los trabajadores los objetivos de la empresa.
- Comunicación interna horizontal: Se forma entre personas que están en el mismo nivel jerárquico, con la finalidad de mantenerse informados.
La organización del trabajo
Es un conjunto de normas que tienen como finalidad coordinar todos los medios a disposición de la empresa con los mínimos costes y el mínimo esfuerzo, para que se consigan los objetivos marcados.
Escuela de la organización científica del trabajo (Taylor)
Taylor pretendía racionalizar el trabajo.
En sus inicios, el taylorismo fue bien acogido por empresarios y trabajadores ya que los dos obtenían beneficios. Pero con el tiempo este sistema empezó a decaer debido al descontento de los trabajadores por la monotonía del trabajo.
División del trabajo
Se desprende de las teorías sobre la organización del trabajo y hace referencia al número de tareas diferentes en que se reparte el trabajo que necesita un bien o servicio. Las tareas las realizan trabajadores especializados en cada una de ellas para mejorar la eficiencia.
Organización formal
Es la estructura intencional definida e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente.
Estructura organizativa
Para estructurar la organización de la empresa es necesario conocer cuál es la división del trabajo:
- División en departamentos por funciones: Se organizan según su especialización dependiendo del trabajo que realicen.
- División en departamentos por zonas geográficas: Los trabajadores se organizan de manera que conozcan la zona a la que va dirigido el producto.
- División en departamentos por productos.
- División en departamentos por procesos.
Maneras de relacionarse:
- Relaciones lineales: Una persona manda y otra obedece.
- Relaciones de staff o equipo asesor: Asesoramiento.
- Relaciones funcionales: Especialistas con autoridad sobre su especialidad.
Modelos de estructura organizativa
- Modelo lineal o jerárquico: Todos los miembros de la empresa dependen de un superior.
- Las ventajas son: Simplicidad, autoridad y áreas de responsabilidad bien definidas…
- Los inconvenientes son: Falta de especialización, falta de flexibilidad y de motivación…
- Modelo funcional.
- Modelo en línea y de asesoramiento (Staff).
- Modelo en comité.
- Modelo matricial.
Los organigramas
Son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada.
La organización informal
Se puede definir como el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.
Función de gestión
Gestionar consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados.
Para gestionar la empresa hay varios niveles de dirección (3):
- La alta dirección: Están ubicados los altos cargos de la empresa, se planifican a largo plazo.
- Nivel intermedio: Se encargan la ejecución y el control de la planificación general y realizan planes más concretos.
- Nivel de gestión: En él están los directivos que tienen la responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes, son los que asignan misiones a los trabajadores.
Funciones del directivo
- Elegir las tareas que se han de realizar.
- Transmitir dichas tareas a los trabajadores.
- Dar instrucciones para que se pueda realizar mejor la tarea.
- Motivar a los trabajadores.
El liderazgo es la capacidad que tiene una persona para influir, inducir o motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos, con entusiasmo y por voluntad propia.
Existen varios tipos de liderazgos:
- Autoritario: Estilo dominante del líder.
- Liderazgo democrático: El líder busca ser un miembro más del grupo.
- Liderazgo liberal: Una participación mínima del líder.
Teoría X: (Hay personas que) (Malas)
- Tienen aversión al trabajo.
- No tienen ambición.
- Prefieren que les manden.
- No quieren cambios y prefieren métodos conocidos.
Teoría Y: (Hay personas que) (Buenas)
- Quieren trabajar.
- Creen que la energía que desprenden con el trabajo es natural.
- Tienen ambición.
- Quieren responsabilidades.
Función de control
Controlar consiste en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación.
Las Técnicas de control son:
- La auditoría: Verifica la planificación tanto en relación a la contabilidad como a la rentabilidad de los recursos o la gestión de la empresa. Hay dos clasificaciones: auditoría interna y la auditoría externa.
- El control del presupuesto: Se trata de controlar que la relación numérica de planificación se cumpla.
- La estadística: Permite tratar los datos históricos de un problema, sacar conclusiones y realizar pronósticos.