Gestión de Aprovisionamiento: Compras, Almacén y Stocks

La función de aprovisionamiento consiste en comprar materiales o productos, para la fabricación o venta, y almacenar los productos hasta su comercialización. El aprovisionamiento en la empresa tiene tres funciones principales:

  • La gestión de compra se encarga de realizar la compra de materiales que se necesitan para la fabricación de productos o productos para la venta.
  • La gestión de almacén se encarga de mantener los productos que entran en la empresa hasta su salida.
  • La gestión de stocks se encarga de determinar la cantidad de existencias o materias primas que se han de tener en el almacén y también el número de pedidos que es necesario realizar para cubrir las necesidades de la empresa.

Fases del Proceso de Aprovisionamiento

Las fases del proceso de aprovisionamiento son las siguientes:

  1. Compra de materiales o productos.
  2. Almacenaje de los productos.
  3. Control de las existencias.

Selección y Evaluación de Proveedores

Se denominan proveedores a quienes suministran a las empresas los bienes objeto de su actividad.

Búsqueda de Proveedores

Entre las numerosas fuentes de información que se pueden consultar para localizar proveedores encontramos: Internet, páginas amarillas, prensas y revistas, ferias y exposiciones, etc.

Evaluación de Proveedores

La empresa deberá elegir a los proveedores seleccionando los que mejor satisfagan sus necesidades, comparando las condiciones de cada uno según una serie de factores:

  • Factores económicos: precio del producto, descuentos, forma de pago, etc.
  • Factores de calidad: calidad de los productos y sus componentes, servicio técnico, servicio atención al cliente, etc.
  • Otros factores: plazo de entrega, devoluciones, localización, experiencia, etc.

Gestión de Almacén

La empresa dispone permanentemente de mercancías por:

  • El tiempo que tarda en llegar a la empresa los artículos pedidos es superior al periodo en que se venden o consumen.
  • Si no mantienen una reserva no podrán satisfacer la demanda de los usuarios o clientes, al no disponer de los artículos solicitados.
  • Pueden darse variaciones en la demanda que supongan un aumento no previsto del consumo.

Estos artículos que forman la reserva reciben el nombre de existencias o stocks.

A. Clasificación de las Existencias

Según el tipo de materiales, los stocks pueden ser:

  • De materias primas adquiridas.
  • De productos semiterminados.
  • De mercaderías o productos acabados.
  • De repuestos o piezas.
  • De subproductos.
  • De envases y embalajes.

B. Almacén

Los medios que utiliza la empresa para clasificar, colocar y custodiar todos los artículos disponibles en perfecto estado de conservación reciben el nombre de almacén. Las funciones del almacén son:

  • Recibir los materiales procedentes del exterior, llevando un control cuantitativo y cualitativo.
  • Colocar los elementos recibidos de forma organizada en el interior del almacén.
  • Conservar los artículos en perfecto estado.
  • Llevar un registro de las existencias en almacén.

El recuento de los artículos existentes en el almacén se denomina inventario, es decir, el inventario es la cantidad y valor de los artículos existentes en un momento determinado.

C. Valoración de las Existencias

Se entiende por precio de adquisición el consignado por el vendedor en la factura, una vez deducidos todos los descuentos o rebajas en el precio y añadidos todos los gastos. Para valorar las salidas de almacén las existencias finales hay diversos métodos teóricos: el FIFO y el Precio Medio Ponderado.

  • FIFO (First in first out o primera entrada, primera salida): supone que las existencias que salen del almacén son siempre las más antiguas, quedando en él las últimas que entraron.
  • Precio Medio Ponderado (PMP): el precio medio es el resultado de dividir el importe total de los productos entre el número de unidades.

Gestión de Stocks

Es otra de las principales funciones dentro del aprovisionamiento de la empresa. Trata de determinar la cantidad de existencias que se han de tener en el almacén y el número de pedidos que es necesario realizar para cubrir las necesidades de la empresa. El objetivo de la gestión de stocks es dar el máximo servicio al menor coste posible.

A. Control de Inventarios

Gracias al control de inventarios, la empresa estará informada de:

  • Número actual de existencias y su valor monetario.
  • Número de unidades compradas y su importe.
  • Número de unidades consumidas y su valor monetario.
  • Fechas de entradas y salidas del almacén.

B. Nivel de Existencias

Se entiende por nivel de existencias la cantidad de productos, mercaderías o materias primas que la empresa mantiene habitualmente en sus almacenes. La calidad de un servicio de almacén se mide por el grado de cumplimiento que es capaz de dar a los pedidos que recibe. La rotura de stocks se produce cuando el almacén no es capaz de atender la demanda, al no disponer de los artículos que se solicitan. Mantener un nivel alto de existencias trae un aumento de los costes de almacenaje en cuanto a: Recursos humanos, Materiales, Recursos financieros, Coste de oportunidad, Obsolescencia.

C. Roturas de Stocks y Stocks de Seguridad

Se pueden producir roturas de stocks, es decir, no se puede servir a un cliente unos artículos que ha solicitado porque no hay existencias en el almacén. Dada las roturas de stocks, es importante que la empresa mantenga un stock de seguridad.

La Negociación con los Proveedores

La negociación es un proceso en el cual dos o más partes, que tienen intereses comunes y distintos intercambian información para lograr un acuerdo, para obtener beneficios comerciales. En la negociación con los proveedores, se debe partir de que si el proveedor gana la empresa también gana.

La Operación de Compraventa

El contrato de compraventa es aquel en el que una de las partes (vendedor) se obliga a entregar una cosa mueble determinada en el plazo y lugar designados y la otra (comprador) a recibir la cosa y a pagar por ello un precio en el momento acordado.

Normativa Fiscal

Los conceptos básicos de los impuestos son: Hecho imponible, Sujeto pasivo, Base imponible, Tipo impositivo, Cuota, Deuda tributaria y Devengo del impuesto.

Existen tres tipos de tributos: Tasas, Contribuciones especiales e Impuesto.

El Proceso de Compra

El Pedido

Es un documento en el que el comprador solicita unos productos al vendedor de acuerdo a unas condiciones previamente pactadas. Los medios que se pueden emplear para realizar el pedido son: Verbalmente, Por transmisión electrónica, Por correo ordinario, Mediante agente o representante comercial.

Las notas de pedido deben contener al menos:

  • Datos que identifiquen a las partes.
  • Número de pedido.
  • Fecha de emisión.
  • Descripción de los artículos solicitados.
  • Lugar de entrega de la mercancía.
  • Plazo de entrega.
  • Forma de envío y a cargo de quién corren los portes y demás gastos.
  • Forma de pago.
  • Si están incluidos los impuestos (IVA) o no.
  • Firma de quien lo emite.

El Albarán

Es un documento que acredita la entrega de las mercancías con detalle de estas. El vendedor lo realiza por duplicado quedándose el comprador con una copia y firmando otra copia que es devuelta al vendedor tras recibir dichas mercancías.

La Factura

Es un documento que recoge detalladamente toda la información que origina la operación de compraventa. Además sirve como justificante y prueba de la operación realizada. Los empresarios y profesionales están obligados a emitir una factura:

  • Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal.
  • Cuando el destinatario lo exija.
A. Contenido de la Factura

Toda factura y sus copias deben contener como mínimo los datos siguientes:

  • Identificación del vendedor y el comprador, debiendo constar el nombre y los apellidos, la razón o denominación social completa, el NIF y el domicilio fiscal.
  • Número y en su caso serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie debe ser correlativa.
  • Fecha de expedición.
  • El tipo o los tipos de impositivos aplicados a las operaciones.
  • Base imponible que será el importe total de la contraprestación excluido el IVA.
  • La cuota tributaria que en su caso se repercuta que debe consignarse por separado.
  • Importe total de factura.
  • Observaciones, otros datos.
  • El Código de Comercio, además obliga a las sociedades mercantiles a indicar en las facturas los datos de su inscripción en el Registro Mercantil.
  • Descripción de la operación consagrándose todos los datos necesarios para determinar la base imponible incluyendo el precio unitario sin impuesto así como cualquier descuento no incluido en dicho precio unitario y cualquier otro dato que pueda aumentar o disminuir el importe facturado.
B. La Factura Simplificada o Tique

Los empresarios o profesionales pueden expedir una factura simplificada (tique) cuando su importe no exceda 400€, IVA incluido, o cuando no exceda de 3000€ en determinadas operaciones.

C. Medios de Expedir las Facturas

Las facturas podrán ser expedidas por cualquier medio, en papel o soporte electrónico, que permita la constatación de su fecha de expedición. La factura electrónica es una factura que se emite y se recibe en formato electrónico. Todas deben garantizar:

  • La legibilidad de la factura.
  • La autenticidad del origen de la factura.
  • La integridad del contenido de la factura.
D. Proceso de Cálculo en la Factura

Para su cumplimentación, se parte del importe bruto de la compra. Se le restan los descuentos a aplicar y se suman los gastos accesorios de la operación. La cantidad obtenida es la base imponible del IVA. La cuota del IVA se obtiene aplicando el tipo impositivo a la base imponible y, sumada está a la base imponible, se obtiene el importe total de la factura. Pueden aparecer tres tipos de descuento:

  • Descuento comercial: consiste en una reducción del precio por rebajas, promociones…
  • Descuento por volumen o rappels: es un tipo de descuento que se concede por haber alcanzado un determinado volumen de compras.
  • Descuento por pronto pago: es un descuento concedido por pagar al contado o antes del plazo pactado.

Pueden aparecer también otros gastos:

  • Portes: es el gasto originado por el traslado de los productos.
  • Seguros: se incluyen para cubrir los posibles riesgos que pueden sufrir las mercancías.
  • Envases y embalajes: forman parte de la base imponible.

El Proceso de Pago

Momento del Pago

Se establece por acuerdo entre las partes. Podemos distinguir entre: Pago al contado y Pago aplazado o a crédito (a corto o a largo plazo).

A. Forma de Realizar los Pagos al Contado

Los medios más empleados son:

  • Pago en efectivo.
  • Transferencia bancaria: consiste en que el comprador ordena a su entidad bancaria que transfiera fondos de su cuenta a la del vendedor.
  • Domiciliación bancaria: los bancos efectúan pagos periódicos a sus clientes (luz, agua…).
  • Ingreso en cuenta: el comprador ingresa en una cuenta facilitada por el vendedor el importe de la compra.
  • Pago con cheque: el comprador ordena a su entidad bancaria que pague de su cuenta corriente una cantidad del dinero al vendedor, cuando éste presente el documento en la entidad.
  • Pago contrareembolso: cuando el comprador recibe la mercadería paga el importe.
  • Pago con tarjetas bancarias.
B. Letra de Cambio

Es un documento por el que una persona (librador) ordena de forma incondicional a otra (librado) pagar una cantidad determinada a un tercero (tomador o tenedor), en un lugar y fecha determinados. Los elementos personales que intervienen en la letra de cambio son:

  • Librador: persona que emite la letra.
  • Librado: persona a quien va dirigida la orden de pagar la letra.
  • Tomador: persona señalada por el librador para cobrar la letra.
  • Tenedor: poseedor de la letra transmitida por endoso.
  • Endosante: persona que transmite la letra a otra persona por medio del endoso.
  • Avalista: respalda a quién debe pagar la letra.

Las letras de cambio se pueden endosar. Esto es, que la persona que posee una letra puede transmitirla a una tercera persona. Puede aparecer el aval, que es una declaración por la que una persona garantiza el pago. Cuando la letra no es pagada a su vencimiento, el tenedor puede ejercer dos opciones:

  • Acción directa contra el aceptante y su avalista.
  • Acción de regreso contra los endosantes, el librador y demás obligados.
C. El Pagaré

Es un documento por el que una persona se compromete a efectuar el pago de una cantidad determinada a otra persona en una fecha concreta. Cuando son emitidos “no a la orden” no se pueden endosar.