Gestión de Compras

Es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, al mismo costo, con la calidad adecuada y en el tiempo oportuno.

Función del Área de Compras

• Detección de la necesidad.
• Solicitud y análisis de alternativas de compras.
• Negociación con los proveedores.
• Colocación de órdenes de compra.
• Seguimiento y activación de órdenes de compras.
• Recepción de efectos comprados.
• Almacenaje y registro.
• Entrega de los insumos para su utilización al sector que originalmente los requirió.

También forman parte de las funciones de compra, actividades complementarias y derivadas de la acción de compras:

• Estudio permanente del mercado de oferta, o sea, análisis de proveedores y productos actuales y potenciales.
• Formulación de pronósticos y presupuestos de necesidades en función de los consumos previstos.
• Fijación de parámetros para optimizar las decisiones de compras.
• Mantenimiento de registro de existencia.
• Control de calidad de bienes comprados o servicios adquiridos.

Competitividad y Cómo se Mide

Es la capacidad que tiene una empresa de competir en el mercado con otras de su misma especie o similares. Se mide la competitividad a través de la participación en el mercado. Uno de los medios para mejorar continuamente la competitividad de una empresa es la de producir a bajos costos y con alta calidad.

Importancia de la Función de Compras

Abastecer al sistema de producción de insumos que cumplen con las condiciones de los productos/servicios de los que formaron parte en las condiciones más ventajosas.

Condiciones Ventajosas para la Compra

• El precio de compra.
• El plazo de pago.
• El plazo de entrega.
• El servicio de posventa que realiza el proveedor al comprador.
• La calidad obtenida en lo que se compra.
• La estabilidad de ese proveedor como tal.

Buena Gestión de Compras y de Stock

La gestión exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite:

• Asegurar el normal flujo de insumos y materiales para las áreas que los transforman en los productos o servicios que la empresa comercializa.
• La distribución y entrega de productos terminados a los clientes, hacia el/los mercados que fueron definidos como objetivos por la dirección.

Importancia Actual y Histórica del Área de Compras

Históricamente no se le dio suficiente importancia a la función de compras. Hoy, se la reconoce como un área de la empresa asociada a todas las demás con una articulación significativa.

Cómo se Mide la Eficacia de la Gestión

Se medirá en función de:

• El control de stocks mínimos que aseguren el cumplimiento de las ventas esperadas para un período, y por lo tanto, el normal aprovisionamiento del mercado.
• La habilidad para encontrar fuentes alternativas de abastecimiento, tanto en el país como en el extranjero.
• Su posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado, que puedan cumplir su función y a más bajo precio que los que se puedan diseñar internamente. También que las novedades que se produzcan en cuanto a avances tecnológicos, cambio de precios o nuevos usos con respecto a dichos insumos.

Áreas o Sectores de la Empresa Relacionados con Compras

Se relaciona con:

• La dirección general: a través de la fijación de políticas generales, procedimientos y análisis de las tendencias y cambios en el entorno; en lo que involucra a las compras de la empresa.
• Producción: a través de información sobre plazos de entrega, costo de materias primas, calidad disponible, fuentes de aprovisionamiento, para el cumplimiento de los programas productivos del sector.
• Finanzas: en la fijación de las políticas financieras con las compras, requerimiento de fondos y presupuesto del área.
• Recepción y almacenes: en la administración de la logística de movimientos y coordinación de necesidades de espacio, según la planificación de entrega y embarques de mercaderías.
• Contabilidad: para el control de inventarios, costeo de materiales y valorizaciones y provisiones de las compras de bienes y los servicios ingresados en un período a la empresa.

Gerencia a la que se Ubica el Área de Compras

La ubicación y el tamaño del departamento de compras está condicionado por distintos factores como pocos o ningún sector de la empresa lo está. Esto se debe a que es el área desde donde “sale” el dinero de la empresa, para lo cual se debe garantizar comprar la mejor calidad al menor costo posible.

Cómo se Inicia la Gestión

La compra se inicia a partir de los requerimientos de los distintos sectores de la empresa y, en algunos casos, se formaliza con un documento escrito. Este es el momento en el que el área de compras inicia su gestión.

Denominación de Política de Compras Corporativas

Son los criterios generados desde la dirección de una empresa con respecto a las condiciones, plazos de pago, tipo de proveedores, etc., que se aplica para realizar todas las adquisiciones de esa compañía.

¿Qué son las Políticas de Compras Corporativas?

Adquisiciones que se efectúan para toda la empresa.

Factores Condicionantes que Configuran el Área de Compra

1. La naturaleza del negocio al que se dedica la empresa: si es una empresa industrial/productora, el área de compras es un departamento que depende de una gerencia de producción. Si la empresa es productora, compras es una gerencia que tiene el mismo nivel de responsabilidad asignada a la gerencia de producción y también depende de la gerencia general. En empresas de servicios o comerciales, compras suele estar situada en la gerencia de administración y su tamaño no es considerable.
2. El tipo de negocio al que se dedica la empresa: si el negocio de la empresa está directamente relacionado con la compra, es probable que compras sea una gerencia de primer nivel con una estructura importante. Un riesgo posible para esta área es que en la carrera de la competencia e intentando reducir costos, haga que los proveedores salgan del mercado. Si negocian precios de compras cada vez más bajos, sus proveedores no podrán obtener el margen de rentabilidad necesaria para poder sobrevivir, crecer o generar utilidades.
3. La especialización: un condicionante destacable en el tipo de configuración del área de compras es el nivel de conocimientos técnicos necesarios para efectuar las compras, en función del negocio al que la empresa se dedica. Si se deben comprar insumos, maquinarias u otros materiales técnicos, que requieren de amplios conocimientos técnicos, la estructura del área estará conformada por profesionales que se dedicarán no solo a la negociación de precios y condiciones, sino al estudio de las especificaciones de función y calidad de cada producto o material. En ciertos casos, hay un especialista por cada tipo de insumo que se necesite comprar.

¿Cuándo no se Justifica que Compras se Configure como un Área Independiente?

Desde un punto de vista de su configuración estructural, el área de compras tiene un jefe y un grupo de analistas que realizan diferentes tareas. Esto es así, cuando la dimensión o el tipo de negocio que realiza la empresa lo justifica técnica y económicamente.

¿Cómo se Informa Compras de los Requerimientos Necesarios y Cómo se Formaliza?

El responsable de esta gestión por el área de compras realiza un compulsar de precios y selecciona al proveedor al cual se decide comprar. Envía faxes, e-mails o llama por teléfono y recibe cotizaciones por escrito. Luego genera el formulario denominado “orden de compra” para notificar al proveedor que se le ha adjudicado la compra y demás, para notificar a las otras áreas de la empresa que tienen que tomar conocimiento. El proceso continúa como la recepción de lo adquirido y de la factura para emitir el pago.

Características Profesionales de Compras

• Tener excelente capacidad para negociar a fin de obtener las materias primas y materiales con la más alta calidad y al menor precio posible.
• Contar con capacidad de liderar al personal a su cargo, motivándolo a fin de que se mantenga informado y comprometido y desarrolle su trabajo con honestidad.
• Mantenerse actualizado sobre el mercado de manera que pueda tomar decisiones que agreguen la provisión de materiales requeridos por su empresa.
• Seleccionar adecuadamente los proveedores a fin de lograr que certifiquen la calidad de los productos que fabrican y/o proveen.
• Reducir la gestión administrativa de compras a los menores niveles posibles de manera de satisfacer las necesidades de los sectores internos de la empresa en tiempo y forma.
• Contar con conocimiento técnico sobre las materias primas y materiales que compra.

Política de Compras Exitosa

Para el éxito, no debe perderse de vista el concepto de calidad en la prestación de servicios, ofreciendo el producto correcto en tiempo y forma.

Planeamiento de Compras

Es el conjunto de planes sistematizados y encaminados a dirigir las compras dentro de la empresa.

Preguntas que Deben Responder un Plan de Compra

• ¿Qué comprar?
  • Calidad respecto de las necesidades.
  • Sustituto de los productos utilizados.
  • Precios teniendo en cuenta la calidad.
• ¿En qué cantidad comprar?
  • Según las necesidades.
  • Según la cantidad económica.
  • Según los descuentos y rebajas.
• ¿Cómo comprar?
  • Procedimiento de compra e importancia monetaria.
  • Política de compras.
• Según la importancia del valor monetario de las compras se procede a:
  • Investigación verbal.
  • Investigación escrita.
  • Convocatoria de ofertas por invitación.
  • Convocatoria pública de ofertas.
• ¿Cuándo comprar?
  • Necesidades de los consumidores.
  • Necesidades de la producción.
• ¿A quién comprar?
  • Elección de los proveedores.
  • Interpretación comerciales.
  • Comprar, fabricar o rentar.

Diferencia entre los Presupuestos de Producción y el Presupuesto de Compras

Del análisis del presupuesto de producción, surgen las necesidades de materiales a comprar, por lo que debe efectuarse el presupuesto de compras.

Etapas del Proceso de Compras

1. Detección de la necesidad de compras y requerimiento de bienes/servicios.
2. Selección de proveedores.
3. Seguimiento y recepción de los pedidos.
4. Almacenamiento y registro de las compras.

Modalidades de Compra

• Compra habitual de pedidos locales: se realizan cerca del establecimiento empresarial. Es el procedimiento normal de abastecimiento de una empresa para satisfacer las necesidades de aprovisionamiento a largo plazo, a fin de aprovechar la capacidad de producción de empresas cercanas geográficamente.
• Compras en el exterior: cuando los proveedores locales no pueden satisfacer las condiciones, se recurre a proveedores de otros países. Esta práctica es cada vez más habitual por los bajos costos que esto implica si el precio en el país de origen es más conveniente. Por este tipo de compra hay que considerar algunas particularidades. Por ejemplo:
  • Cálculos de los costos de nacionalización de los productos.
  • Tipo de moneda en que se efectúan las operaciones.
  • Características y efectos jurídicos del contrato.
  • Tiempo de fabricación en el exterior y de transporte.
• Compra de bienes de uso: se refiere a la adquisición de aquellos bienes que aumentan el activo físico de la empresa. Debido a la gran inversión que representan, deben ser autorizados por niveles jerárquicos superiores. Este tipo de bienes no son de renovación frecuente y se les asigna un valor de vida útil en función del desgaste y las innovaciones permanentes, que le van restando valor hasta hacerlo poco significativo. Existen disposiciones impositivas que sugieren cuál es el tiempo de vida útil que tienen los bienes para su afectación en la contabilidad de la empresa y que en general son respetados por ésta.
• Compra de servicios: si son de una determinada importancia, se instrumenta a través de contratos por un lapso determinado para que personal externo brinde apoyo puntual en actividades de producción o administración.
• Compras por fondo fijo: el fondo fijo en un monto menor que se les otorga a los diferentes sectores para que realicen compras que no requieren la intervención de personal del área. Se trata de compras menores o servicios pequeños, que no justifican el costo y el tiempo ni la intervención del área de compras. Las áreas tienen así pequeñas sumas asignadas presupuestariamente, a las que pueden acudir para el movimiento diario.
• Compras por licitaciones: este tipo de compras puede realizarse en un ámbito público o privado a través de un concurso competitivo abierto. Los requisitos formales establecen que estas compras constan de un pliego de condiciones que estipula:
  • Detalle de las especificaciones de los bienes a adquirir.
  • Condiciones de la adquisición.
  • Condiciones con las que deben contar las empresas oferentes de los bienes.
  • Precios, descuentos, plazos, garantía, etc. que presentar.