Planificación
Las empresas, para funcionar correctamente, necesitan planificar, organizar, gestionar y controlar todos los factores de los que disponen. Esta tarea pertenece a la dirección. Cuando hablamos de planificación, nos referimos a la tarea que consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer los criterios de decisión para conseguir los fines de la empresa.
Estos objetivos deben cumplir tres condiciones:
- Deben ser realistas (deben poder conseguirse).
- Deben establecerse prioridades entre los diferentes objetivos y subobjetivos.
- Los objetivos se deben alcanzar con el menor coste posible y el menor número de consecuencias imprevistas.
Los planes que fija una empresa se pueden dividir según su duración:
- Planes a largo plazo (período superior a 5 años y están referidos a la estructura de la empresa).
- Planes a medio plazo (duración entre 1 y 5 años, referidos a cada departamento).
- Planes a corto plazo (duración inferior a 1 año; estos son planes inmediatos en los que se especifican acciones puntuales).
Etapas del proceso de planificación
- Análisis de la situación de partida de la empresa y de su entorno.
- Fijación de los objetivos, ya sean económicos o sociales.
- Búsqueda de las distintas alternativas que nos lleven a conseguir los objetivos.
- Evaluación de las alternativas, es decir, estudiar los puntos fuertes y débiles, los costes y los riesgos de cada alternativa.
- Elección de una alternativa.
- Evaluación y control de la alternativa elegida, es decir, seguimiento periódico de la evolución de la alternativa para comprobar si nos lleva a los objetivos finales y estudiar las posibles desviaciones y motivos.
Organización
Es la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas las funciones, la responsabilidad y la autoridad de cada una de las personas que trabajan en la empresa.
Para diseñar un sistema de organización se deben tener en cuenta cuatro aspectos:
- Determinar los niveles jerárquicos.
- Especificar las funciones de cada nivel de mando y de cada una de las personas.
- Definir la responsabilidad y la autoridad de cada uno de los trabajadores.
- Crear las vías de comunicación entre los distintos departamentos (comunicación horizontal y vertical) y con el exterior.
Los sistemas organizativos serán diferentes según el tipo de empresa, la dimensión y el estilo de dirección.
La organización de una empresa se divide en:
- Organización formal, definida por la propia empresa.
- Organización informal, que aparece espontáneamente dentro de la empresa.
Organización formal
Estructura definida por una empresa donde se sitúan cada uno de sus elementos en el sitio más conveniente. Para ello, es necesario que cada persona conozca las tareas que debe realizar, su responsabilidad y sobre quién tiene autoridad. Las personas que forman una empresa se suelen agrupar formando departamentos, y estos se crean en función de cuatro criterios:
- Geográfico.
- Por funciones (según el trabajo de los trabajadores).
- Por procesos (según la fase de producción en la que trabaja el trabajador).
- Por productos (según el producto final que salga).
Normalmente, los departamentos se crean utilizando una combinación de criterios. También se han de establecer las distintas maneras en que pueden relacionarse y pueden ser:
- Relaciones lineales (órdenes).
- Relaciones de staff (asesoramiento).
- Relaciones funcionales (especialidades).
También ha de decidir el modelo de estructura organizativa más conveniente para la empresa, que puede ser:
- Lineal (basado en el principio de mando).
- Funcional (especialistas que se dedican a unas tareas muy determinadas y que pueden recibir órdenes de distintos superiores).
- Personal (modelo en el que aparece un grupo de asesores externos que pueden opinar pero no tienen autoridad).
- Comité (las decisiones de la empresa son tomadas conjuntamente entre los jefes de los distintos departamentos, así se obtiene una visión global antes de tomar una decisión).
- Matricial (combina dos o más criterios organizativos).
La representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa se denomina organigrama.
Organización informal
Conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la organización, pero que surgen espontáneamente cuando las personas que trabajan en una empresa se relacionan o asocian entre sí. La organización informal aparece normalmente por tres circunstancias:
- Relaciones naturales entre los miembros de la empresa (aficiones…).
- La aparición de líderes.
- La existencia de problemas en la empresa y la necesidad de hacer reivindicaciones.
Así pues, la organización informal nace cuando los trabajadores se relacionan con personas que no pertenecen a su mismo departamento y se forman grupos de trabajo que no están predeterminados. A este grupo se transmite información no oficial. La organización informal aparece normalmente cuando la formal no está bien definida y hay vacíos de autoridad y responsabilidad.
Los directivos de la empresa deben intentar conocer la organización informal para obtener el máximo provecho, intentando que ésta actúe a favor de la propia empresa y cree el menor número de conflictos posibles.