Libros de Registro del IVA

Los libros de registro del IVA (expedidas, recibidas, bienes de inversión, determinadas operaciones intracomunitarias y provisiones de fondos y suplidos) deben llevarse con ciertas consideraciones:

1. Por orden y fechas.
2. Con claridad y exactitud, sin espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras ni tachaduras.
3. Los errores u omisiones deben corregirse inmediatamente.
4. Los valores deben expresarse en euros.
5. Las páginas deben estar numeradas correlativamente.

Los asientos y anotaciones se pueden ordenar por cualquier procedimiento idóneo.

Libro Registro de Facturas Expedidas

Consideraciones importantes:

1. Se anotan de una en una.
2. Se anotarán por orden correlativo.

Las anotaciones individuales pueden sustituirse por asientos resumen, siempre que las facturas estén expedidas el mismo día, numeradas correlativamente, se les aplique el IVA, y no sea obligatoria la identificación del destinatario. Se pueden dividir en varios asientos correlativos y se deben anotar por separado las facturas rectificativas y documentos sustitutivos rectificativos.

Libro Registro de Facturas Recibidas

En este libro se anotan todas las facturas y documentos de aduanas recibidos en las operaciones realizadas en el ejercicio de la actividad empresarial y profesional.

• Las facturas o documentos de aduanas recibidos los numerará el destinatario en el mismo orden en que los ha recibido, y será en este orden en el que los anote en el libro de uno en uno.
• Se anotará su número de recepción, fecha de expedición, fecha de realización de las operaciones, el nombre y apellidos, etc.

Las anotaciones individuales pueden sustituirse por un asiento resumen global siempre que:

• Las facturas hayan sido recibidas en la misma fecha.
• Procedan de un único proveedor.
• El importe individual de las facturas no supere 500€, IVA no incluido.
• El importe total conjunto de las operaciones no exceda de 6000€, IVA no incluido.

Se puede anotar una factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos de IVA. Para hacer un asiento resumen en el libro de facturas recibidas no es necesario que las operaciones estén sometidas al mismo tipo de IVA.

Libro Registro de Bienes de Inversión

Solo están obligados a llevar este libro los sujetos pasivos de IVA a los que les sea aplicable la regla de prorrata y que realicen la regularización de los bienes de inversión durante los cuatro años siguientes al de la realización de las operaciones.

Libro Registro de Determinadas Operaciones Intracomunitarias

Las operaciones intracomunitarias que deben anotarse son:

1. Envío o recepción de bienes para la realización de trabajos, informes periciales, valoraciones y dictámenes sobre dichos bienes.
2. La transferencia por el sujeto pasivo de un bien corporal de su empresa con destino a otro estado miembro, para afectarlo a las necesidades de aquella en este último.

Plazos para Realizar las Anotaciones

Las operaciones han de hallarse asentadas en los correspondientes libros registro en los siguientes plazos:

• Facturas expedidas: Antes de que finalice el plazo legal para realizar la liquidación y pago de IVA en el periodo voluntario.
• Facturas recibidas: Dentro del periodo de liquidación en el que se realice su deducción.
• Determinadas operaciones intracomunitarias: Siete días desde el momento de inicio de la operación de transporte de los bienes a que se refieren.

Conservación de los Libros

Los registros fiscales deben conservarse durante cuatro años, cuyo cómputo se inicia a partir del día en que finalice el plazo para presentar la declaración-liquidación del IVA.

Rectificación de las Anotaciones

Las rectificaciones se realizan al finalizar cada periodo de liquidación, en un asiento o grupo de asientos único debidamente diferenciado del resto de las anotaciones. El asiento de rectificación debe permitir determinar el impuesto repercutido, una vez practicada dicha rectificación.

Libro Registro de Provisiones de Fondos y Suplidos

Debe ser llevado por profesionales que reciban provisiones de fondos y paguen suplidos a sus clientes.

• Provisiones de fondos: Son las cantidades de dinero que los clientes entregan a cuenta del pago de los servicios prestados por los profesionales a sus clientes.
• Gastos suplidos: Son las cantidades correspondientes a gastos que han realizado y pagado los profesionales por cuenta de sus clientes.

1. El libro puede ser único, contabilizando las provisiones con signo positivo y los suplidos con negativo, aunque es mejor mantener dos libros independientes.
2. No existe modelo oficial. Se pueden confeccionar con un programa informático como Excel.

Declaración Anual de Operaciones con Terceras Personas (Modelo 347)

Todas las personas físicas y jurídicas, públicas y privadas, que realicen actividades empresariales deben presentar una declaración anual de las operaciones con otras personas que hayan superado 3.005,06€ durante el año natural.

Operaciones que se Incluyen

• Adquisición de bienes y servicios.
• Entregas de bienes y servicios superiores a 3.005,06€.
• Cobros o pagos realizados en metálico por igual o superior a 6.000€ de cada una de las personas relacionadas en la declaración.
• El importe recibido por transmisiones de inmuebles sujetos a IVA (separado de otras operaciones).
• Arrendamientos de locales de negocios.
• Operaciones exentas de IVA.

Las cantidades declaradas deben incluir el IVA y el recargo de equivalencia repercutido o soportado.

Operaciones que No se Incluyen

• Aquellas por las que no se hubo de expedir y entregar factura o equivalente.
• Las importaciones y exportaciones de mercancías.
• Las entregas y adquisiciones de bienes que supongan envíos entre el territorio peninsular español o las islas Canarias y las islas Baleares, Ceuta y Melilla.
• Operaciones con obligación periódica de suministro de información (rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta del IRPF, entregas o adquisiciones intracomunitarias de bienes).

Modelo 347: Estructura

• Hojas interiores: Se anotan las personas relacionadas en la declaración, identificadas mediante claves (A: adquisiciones, B: entregas, C: cobros por cuenta de terceros, E: subvenciones).
• Hoja resumen: Datos del declarante y resumen de las operaciones, totalizando las sumas de las hojas interiores.

Lugar de Presentación

1. En papel o soporte legible por ordenador en la Delegación de la Agencia Tributaria correspondiente al domicilio fiscal del declarante.
2. Por correo certificado a la misma oficina.

Certificado Electrónico y Firma Electrónica

El certificado electrónico es un documento digital que garantiza la identidad de una persona física. Su uso garantiza la identificación del emisor, la integridad de la transmisión, la confidencialidad del envío y el no repudio del mensaje. Los certificados digitales tienen una duración determinada y pueden ser renovados.

La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica que, junto a otros, identifican al firmante con el mismo valor que la firma manuscrita. Se compone de una clave pública (conocida por los interlocutores) y una clave privada (solo conocida por el propietario). La pública es administrada por la autoridad de certificación.