Elementos que intervienen en el proceso de comunicación

Las funciones de la comunicación son:

• Motivar: a los empleados y crear un clima adecuado.
• Informar: para la toma de decisiones y difundir los objetivos de la empresa.
• Controlar: la ejecución de planes y la conducta de sus miembros.
• Expresar: emociones ante logros o fracasos.

Proceso de comunicación

Para desarrollarlo hace falta un intercambio de información.

Emisor

Es quien transmite el mensaje. Es quien codifica el mensaje, por lo tanto, tiene que elegir un sistema de transmisión o canal y utilizar correctamente el sistema de transmisión. En una conversación, el emisor y el receptor alternan sus papeles según intercambian información. Para que el mensaje sea transmitido es importante que este atienda una serie de recomendaciones:

• Desarrollar la habilidad de comunicar e improvisar.
• Transmitir capacidad, confianza y credibilidad.
• Conocer y mostrar interés por la persona.

Receptor

Es quien recibe el mensaje y lo interpreta para comprender su significado, puede ser una o varias personas. Cuando este interpreta el mensaje que le llega decimos que lo descodifica. Para que la comunicación sea exitosa necesitamos que se produzca el feedback, que es alguna reacción por parte del receptor al recibir el mensaje. También es muy importante la escucha activa en las conversaciones cara a cara. Las recomendaciones al receptor son:

• Observar: al interlocutor para sacar más información del lenguaje no verbal.
• Comunicar: con los gestos que estamos atendiendo y si estamos de acuerdo.
• Tono de voz: adecuado a las circunstancias y mostrar que se está comprendiendo el mensaje.
• Esperar: que exponga todos los argumentos antes de emitir juicios, una vez haya acabado exponemos nuestras soluciones.

El mensaje

Es la información que el emisor transmite al receptor. Es la idea que se pretende transmitir y el elemento principal en la comunicación.

Características del mensaje:

• Claridad: fácilmente descodificable.
• Precisión: información precisa y completa.
• Objetividad: veraz, auténtico, imparcial.
• Oportunidad: transmisión en el momento preciso para que surta el efecto adecuado.
• Interés: información relevante para los interlocutores.

Podemos distinguir tres tipos de mensajes:

• Mensaje pensado o proyectado: el emisor intenta transmitir.
• Mensaje transmitido: el realmente transmitido y que está en el canal de comunicación.
• Mensaje recibido: el decodificado y comprendido.

El canal

Es el medio por el que circula la información. Es una forma de conexión entre el emisor de la comunicación y el receptor de la misma. Se clasifican en:

• Canales personales: emisor y receptor tienen contacto directo (teléfono), hay una respuesta inmediata.
• Canales no personales: pueden ser los medios de masas (destinados al público general) o los medios selectivos (destinados a determinados colectivos).
• Canales formales: se producen dentro de las redes formales (boletines, pósteres, convocatorias, correos…).
• Canales informales: se producen entre un grupo de personas al margen de las relaciones jerárquicas.

El código

Conjunto de signos, gestos, sonidos e imágenes utilizados para elaborar un mensaje.

• Codificación: proceso en el que el emisor convierte sus ideas en signos que pueden ser recibidos, conversión de la idea en un código interpretable.
• Descodificación: proceso mediante el cual el receptor traduce el mensaje enviado y codificado por el emisor en ideas.

El contexto

Se define como todo elemento paralelo a la comunicación y que tiene influencia sobre ella.

Feedback o retroalimentación

Es la respuesta del receptor que nos asegura que ha recibido el mensaje.

Barreras a la comunicación

En todos los elementos del proceso de comunicación pueden existir barreras:

• Lugar o momento elegido: ambientes que no reúnen las condiciones de comodidad adecuadas o la mala elección del momento.
• Ruidos: son perturbaciones que distorsionan el mensaje deseado.
• Falta de empatía: falta de capacidad para ponerse en el lugar del otro.
• Estereotipos: tendencia a juzgar previamente a las personas, la herencia cultural y relaciones sociales son fuente de prejuicios.
• Efecto halo: juzgar a las personas por la primera impresión y falta de objetividad a la comunicación.
• Generalizaciones: se suele caer en un error de pensar que las conductas de los demás son siempre las mismas, presuponer el resultado de la comunicación.
• Ausencia de escucha: en ocasiones una o ambas partes están pendientes únicamente de transmitir su información.
• Inexistencia de feedback: sin su información de vuelta la comunicación queda incompleta.

Barreras físicas

Es un condicionante que existe en el medio físico en el que se desenvuelve el proceso de comunicación (distancia o ruido). En el propio ámbito organizacional, la propia estructura de la organización puede dar lugar a barreras físicas.

Barreras intelectuales

Aquella que se produce cuando los conocimientos del emisor y del receptor no coinciden y existen diferencias entre ambos a la hora de interpretar el mensaje.

• Barreras culturales: diferencia de conocimientos entre los dos.
• Barreras semánticas: diferente interpretación que se le da a la misma expresión o gesto.

Barreras psicológicas

Las ideas previas tienen un papel más importante a la hora de la interpretación del mensaje que lo que realmente se dice.

• Barreras filosóficas: resultan de las diferentes formas que tienen emisor y receptor de comprender e interpretar las situaciones cotidianas a las que se enfrentan en la vida.
• Barreras psicológicas: actitudes previas de los interlocutores con respecto a sí mismos, al mensaje o a los demás.

Soluciones a las barreras de la comunicación

Podemos agrupar diferentes soluciones o estrategias para eliminarlas:

Barreras físicas

• Madurar en la medida de lo posible la idea del mensaje que queremos transmitir para evitar ambigüedades.
• Evitar brusquedades innecesarias en la comunicación y demostrar que tenemos interés en el proceso comunicador.

Barreras intelectuales

• Vocabulario amplio o rico para ampliar nuestra capacidad de comunicación.
• Adaptarnos al nivel intelectual o cultural de nuestros interlocutores.
• Utilizar palabras que mejor definan el mensaje, no utilizar palabras o tecnicismos que dificulten su comprensión.
• Empatizar con la persona a la que nos dirigimos.

Barreras psicológicas

• Buscar un clima de confianza en la otra parte.
• Aceptar positivamente las diferencias.
• Adoptar actitudes imparciales y ser receptivos.